Cara Membuat Invoice Penjualan yang Efisien untuk Kelancaran Cash Flow

Semua pasti sepakat bahwa cash flow yang sehat menjadi kunci kesuksesan utama suatu bisnis. Namun, sebagai seorang pebisnis, meskipun menyadari betapa pentingnya mengoptimalkan cash flow, terkadang masih muncul kebingungan dalam menentukan langkah yang tepat untuk diambil. Iya, kan?

Salah satu langkah penting dalam mencapai tujuan tersebut adalah dengan membuat invoice penjualan yang efisien. Memang, mungkin terdengar sepele, tetapi jangan salah bahwa invoice juga memegang peran dalam mempercepat pembayaran dari pelanggan dan menjaga cash flow tetap sehat, lho. Maka dari itu, diperlukan strategi cerdas dan efisien dalam pembuatan invoice ini.

Eiits, jangan khawatir! Berikut tips langkah demi langkah tentang cara membuat invoice penjualan yang efisien agar cash flow kamu makin lancar. Simak sampai bawah, ya!

Susun Informasi yang Tepat dalam Invoice

Dalam invoice, setiap detail penting harus disajikan dengan rapi dan mudah dipahami oleh pelanggan. Hal ini akan membantu menghindari kebingungan atau kesalahpahaman yang berpotensi menghambat proses pembayaran.

Untuk itu, pastikan invoice mencakup informasi yang akurat tentang perusahaan kamu dan pelanggan, seperti nama lengkap atau nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Pastikan invoice memiliki nomor unik dan tanggal pembuatan agar pelanggan tahu kapan tagihan tersebut diterbitkan.

Tidak hanya itu, jelaskan juga dengan jelas produk atau layanan yang diberikan kepada pelanggan. Sertakan rincian seperti jumlah, harga per unit, jumlah total unit, dan total pembayaran harus dibayarkan oleh pelanggan yang sudah termasuk pajak atau biaya tambahan lainnya.

Terakhir, jelaskan syarat dan kondisi pembayaran dengan jelas, seperti tentukan batas kapan waktu pembayarannya, metode pembayaran yang diterima, dan sebagainya. Misalnya, jika kamu menerima pembayaran melalui transfer bank, sertakan detail lengkap tentang rekening banknya.

Gunakan Desain yang Profesional dan Mudah Dibaca

Nah, ini agar memberikan kesan yang baik pada pelanggan dan memastikan invoice penjualan yang kamu berikan mudah dipahami. Dengan tampilan yang menarik dan terstruktur, pelanggan juga akan merasa lebih percaya diri untuk membayar tepat waktu.

Dengan demikian, kamu bisa mempertimbangkan menggunakan template invoice yang sudah terstruktur dengan baik. Di samping itu, pilih font yang jelas dan mudah dibaca, intinya hindari penggunaan font yang terlalu rumit atau berukuran terlalu kecil karena akan menyulitkan pelanggan dalam membaca informasi pada invoice.

Selain itu, pilih juga palet warna yang sesuai dengan identitas merek perusahaan kamu. Gunakan warna dengan bijaksana untuk menyoroti elemen penting, seperti nomor invoice atau total pembayaran. Jangan lupa juga, tambahkan logo perusahaan agar memberikan kesan lebih profesional.

Baca juga: Mudahnya Digitalisasi Bisnis dengan Kasir Online? Kenapa Tidak!

Buat Kebijakan Pembayaran yang Jelas

Dengan memiliki kebijakan yang jelas, kamu bisa memastikan bahwa proses pembayaran berjalan lancar dan meminimalisir risiko tunggakan pembayaran. Kamu bisa memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran dengan menyertakan beragam metode pembayaran.

Misalnya, selain bank transfer, kamu juga menyediakan opsi metode pembayaran melalui QRIS, kartu kredit, Virtual Account, atau bahkan lewat marketplace. Semakin mudah proses pembayaran, maka semakin besar juga kemungkinan pelanggan akan membayar invoice tepat waktu.

Jika memungkinkan, pertimbangkan juga untuk memberikan diskon bagi pembayaran yang dilakukan sebelum batas waktu yang sudah ditentukan. Misalnya, kamu bisa menawarkan diskon 2% dari total pembayaran jika pelanggan membayar dalam waktu 10 hari sejak tanggal invoice diterbitkan.

Gunakan Aplikasi Invoice Penjualan

Langkah-langkah Cara Kerja Invoice Menggunakan Aplikasi (Sumber: Tipalti)

Nah, sebenarnya sih, solusi dari semua poin di atas, kamu bisa pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi invoice. Dengan aplikasi invoice, kamu bisa langsung buat, kirim, kelola, serta lacak semua invoice yang terhubung dengan seluruh aktivitas bisnis.

Maka dari itu, kamu bisa pilih aplikasi yang memungkinkan kamu bisa buat invoice jadi lebih efisien. Kamu bisa pertimbangkan aplikasi yang menyediakan berbagai template invoice yang menarik dan terkesan profesional dan tentunya sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.

Jangan terlewatkan, pilih aplikasi invoice gratis agar bisa lebih menghemat biaya, yang bisa tagih dan terima pembayaran lebih mudah dan cepat, yang memungkinkan pelanggan bisa bebas pakai metode apa saja, seperti kartu kredit, QRIS, Virtual Account, marketplace, dan sebagainya.

Selain itu, pilih juga aplikasi invoice yang langsung terhubung dengan manajemen stok, terintegrasi dengan sistem akuntansi, memiliki fitur otomatisasi dan payment reminder. Hal ini bertujuan agar membantu kamu memberikan pengingat otomatis kepada pelanggan untuk invoice penjualan yang belum dibayar via Email, WhatsApp, maupun SMS.

Baca juga: 5 Metode Pembayaran Non-Tunai yang Sesuai untuk UMKM!

Itu dia cara membuat invoice penjualan yang efisien agar cash flow bisnis kamu tetap atau makin lancar. Dengan menerapkan beberapa poin di atas, diharapkan pelanggan mampu membayar invoice penjualan kamu jadi makin tepat waktu.

Di samping itu, dengan invoice penjualan yang efektif bisa memberikan dampak positif signifikan bagi kelancaran cash flow dan tentunya kesuksesan bisnis kamu secara keseluruhan. Jadi, jangan anggap remeh peran invoice ya, karena tindakan kecil ini bisa memberikan dampak besar bagi kesuksesan bisnis kamu!

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Kasir Pintar