Cara Mengatur Petty Cash agar Pengeluaran Kecil Tetap Terkontrol

Dalam menjalankan bisnis, banyak pengeluaran kecil yang sering dianggap sepele, seperti membeli alat tulis, membayar parkir, ongkos kirim mendadak, atau konsumsi untuk keperluan operasional harian. 

Meski nominalnya kecil, jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran-pengeluaran ini bisa menumpuk dan mengganggu kesehatan keuangan bisnis. Di sinilah peran petty cash atau kas kecil menjadi sangat penting.

Sayangnya, masih banyak pelaku usaha, terutama UMKM, yang belum memahami cara mengatur petty cash dengan benar. Akibatnya, uang kas kecil sering habis tanpa jejak yang jelas. Agar hal ini tidak terjadi, berikut panduan lengkap cara mengatur petty cash supaya pengeluaran kecil tetap terkontrol dan transparan.

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan khusus untuk membiayai pengeluaran kecil dan rutin dalam operasional bisnis. Petty cash biasanya digunakan untuk transaksi yang tidak efisien jika dibayar menggunakan transfer bank atau metode pembayaran besar lainnya.

Contoh penggunaan petty cash antara lain pembelian perlengkapan kantor, biaya fotokopi, bensin operasional, atau keperluan mendadak lainnya. Karena sering digunakan, pengelolaan petty cash harus dilakukan dengan sistem yang jelas agar tidak terjadi kebocoran dana.

Kenapa Pengelolaan Petty Cash Sangat Penting?

Banyak bisnis mengalami masalah keuangan bukan karena pengeluaran besar, tetapi karena akumulasi pengeluaran kecil yang tidak tercatat. Tanpa pengelolaan petty cash yang baik, pemilik usaha akan kesulitan mengetahui ke mana uang tersebut digunakan.

Pengaturan petty cash yang rapi membantu menjaga arus kas tetap sehat, memudahkan pencatatan keuangan, serta meningkatkan transparansi dalam bisnis. Selain itu, sistem petty cash yang jelas juga mengurangi risiko penyalahgunaan dana.

Tentukan Batas Nominal Petty Cash

Langkah pertama dalam mengatur petty cash adalah menentukan batas nominal dana yang dialokasikan. Besaran petty cash harus disesuaikan dengan skala dan kebutuhan bisnis. Usaha kecil biasanya tidak membutuhkan jumlah besar, cukup untuk menutupi kebutuhan operasional harian.

Dengan adanya batas nominal, pengeluaran menjadi lebih terkendali dan tidak melebar ke kebutuhan yang seharusnya masuk ke pengeluaran besar.

Tentukan Jenis Pengeluaran yang Boleh Menggunakan Petty Cash

Agar tidak disalahgunakan, petty cash harus memiliki aturan jelas terkait jenis pengeluaran yang diperbolehkan. Fokuskan penggunaannya hanya untuk kebutuhan operasional kecil dan mendesak.

Pengeluaran di luar kategori tersebut sebaiknya menggunakan metode pembayaran lain dan dicatat sebagai biaya operasional utama. Aturan ini penting agar petty cash tidak digunakan untuk kepentingan pribadi atau pengeluaran yang tidak relevan.

Tunjuk Penanggung Jawab Petty Cash

Petty cash sebaiknya dikelola oleh satu orang yang bertanggung jawab penuh. Penunjukan penanggung jawab ini penting agar tidak terjadi kebingungan dan tumpang tindih penggunaan dana.

Orang yang ditunjuk harus memahami aturan penggunaan petty cash dan memiliki kedisiplinan dalam mencatat setiap transaksi. Dengan begitu, pengelolaan kas kecil menjadi lebih tertib dan mudah diawasi.

Wajib Mencatat Setiap Pengeluaran

Salah satu kesalahan paling umum dalam pengelolaan petty cash adalah tidak mencatat pengeluaran secara detail. Padahal, pencatatan adalah kunci utama agar pengeluaran kecil tetap terkontrol.

Setiap penggunaan petty cash harus dicatat lengkap, mulai dari tanggal, keperluan, hingga nominal pengeluaran. Jika memungkinkan, sertakan bukti transaksi seperti nota atau struk untuk memperkuat pencatatan.

Lakukan Pengisian Ulang dengan Sistematis

Petty cash tidak boleh diisi ulang secara sembarangan. Idealnya, pengisian ulang dilakukan setelah dana mencapai batas minimum tertentu. Saat melakukan pengisian ulang, pastikan seluruh pengeluaran sudah tercatat dengan rapi.

Dengan cara ini, jumlah uang yang keluar dapat dicocokkan dengan catatan pengeluaran, sehingga meminimalkan selisih dan kesalahan.

Pisahkan Petty Cash dari Uang Pribadi

Kesalahan yang sering terjadi pada UMKM adalah mencampur petty cash dengan uang pribadi. Hal ini membuat pencatatan keuangan menjadi kacau dan sulit dievaluasi.

Petty cash harus benar-benar dipisahkan, baik secara fisik maupun pencatatan. Dengan pemisahan yang jelas, keuangan bisnis akan lebih transparan dan profesional.

Lakukan Pemeriksaan Secara Berkala

Pengelolaan petty cash tidak cukup hanya dengan pencatatan, tetapi juga perlu dilakukan pemeriksaan rutin. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan jumlah uang fisik sesuai dengan catatan yang ada.

Pemeriksaan berkala membantu mendeteksi kesalahan sejak dini dan mencegah terjadinya penyimpangan penggunaan dana.

Gunakan Sistem Pencatatan Digital

Agar pengelolaan petty cash lebih praktis, bisnis bisa memanfaatkan sistem pencatatan digital. Dengan sistem digital, setiap pengeluaran bisa langsung dicatat dan tersimpan dengan aman.

Selain lebih rapi, pencatatan digital juga memudahkan pemilik bisnis dalam memantau pengeluaran kecil tanpa harus membuka buku catatan manual.

Edukasi Tim tentang Aturan Petty Cash

Jika bisnis memiliki karyawan, penting untuk memberikan pemahaman tentang aturan penggunaan petty cash. Edukasi ini membantu mencegah kesalahpahaman dan penggunaan dana di luar ketentuan.

Dengan aturan yang dipahami bersama, pengelolaan petty cash akan berjalan lebih lancar dan minim konflik.

Dampak Positif Pengelolaan Petty Cash yang Baik

Pengelolaan petty cash yang rapi memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Selain menjaga arus kas tetap stabil, pemilik usaha juga lebih mudah mengontrol biaya operasional.

Keuangan bisnis menjadi lebih transparan, laporan keuangan lebih akurat, dan pengambilan keputusan bisa dilakukan berdasarkan data yang jelas. Dalam jangka panjang, kebiasaan ini membantu bisnis tumbuh secara sehat dan berkelanjutan.

Baca Juga : Bingung Menentukan Pajak Impor? Simulasikan Biayanya dengan Mudah di Sini

Baca Juga : Kenapa Bisnis Perlu Aplikasi Kasir Otomatis? Ini 10 Manfaatnya

Petty cash memang digunakan untuk pengeluaran kecil, tetapi dampaknya sangat besar jika tidak dikelola dengan baik. Tanpa sistem yang jelas, pengeluaran kecil bisa menjadi sumber kebocoran keuangan bisnis.

Dengan menentukan batas dana, menetapkan aturan penggunaan, melakukan pencatatan rutin, serta melakukan pemeriksaan berkala, petty cash dapat dikelola secara efektif. Pengelolaan petty cash yang baik bukan hanya soal disiplin keuangan, tetapi juga fondasi penting untuk menjaga bisnis tetap tertata dan terkendali.

Rekomendasi Aplikasi Kasir Android yang Tepat

Biar pencatatan tokomu semakin terorganisir, yuk pakai aplikasi kasir, coba dulu sekarang Gratis 30 Hari Percobaan Loh ! 

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi Android seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Pintar HR: Solusi HRIS Modern untuk Bisnis Masa Kini

Kini hadir! Pintar HR sudah bisa diunduh di Playstore dan siap menjadi solusi terbaik untuk manajemen karyawan yang lebih efisien dan terorganisir. Dengan sistem HRIS berbasis cloud, Anda bisa memantau kehadiran, mencatat rekap absensi, hingga mengelola penggajian secara otomatis dari mana saja.

Kenapa Harus Pintar HR?

✅ Harga Terjangkau – Mulai dari Rp 260 per staff per hari
✅ Diskon 50% untuk pengguna Kasir Pintar Pro
✅ Fitur lengkap: Absensi online, rekap kehadiran, hingga laporan gaji
✅ Memudahkan siklus penggajian, tanpa drama akhir bulan

Solusi Tepat untuk UMKM & Bisnis Bertumbuh

Dengan Pintar HR, Anda tak perlu lagi pusing urus data karyawan manual. Semuanya bisa dilakukan lewat satu aplikasi yang praktis dan efisien. Waktunya upgrade manajemen SDM Anda!

📲 Download sekarang: https://bit.ly/PintarHR
🌐 Info lengkap: pintarhr.com