Point of Sales

Point of Sales / Manajemen Stok & Karyawan / Cara Mengelola Stok Barang yang Perlu Diterapkan Oleh UMKM

Cara Mengelola Stok Barang yang Perlu Diterapkan Oleh UMKM

19 Desember 2022 | marketing

Sebagai pegiat UMKM, pengelolaan stok barang atau inventory tetap perlu dilakukan. Meski masih berskala mikro, pengelolaan stok barang yang tepat akan menghasilkan bisnis yang sehat secara persediaan dan juga arus kas.

Pengelolaan stok barang memang terlihat mudah, tetapi dalam praktiknya acap kali ditemukan masalah bagi para pebisnis pemula. Oleh karena itu, pengelolaan stok barang perlu diatur secara tepat dengan memperhatikan faktor internal dan eksternal.

5 Langkah Kelola Stok Barang yang Perlu Diterapkan

1. Ruang Penyimpanan yang Mumpuni

Langkah pertama dan yang paling penting adalah kesediaan ruang penyimpanan yang mumpuni dan cukup untuk menyimpan stok barang.

Bagi pelaku UMKM, tidak perlu menyamakan ruang penyimpanan dengan pabrik-pabrik besar. Sebab, yang terpenting adalah memiliki ruang optimal untuk menyimpan, mengeluarkan, dan memasukkan stok barang.

2. Mencatat Daftar Stok

Membuat daftar stok perlu dilakukan untuk mempermudah dalam mengelompokkan stok barang, apabila barang yang dijual banyak jenisnya. Pencatatan stok yang kerap disebut stock opname ini dilakukan secara berkala, biasanya pada saat periode tutup buku laporan keuangan.

Menerapkan langkah ini juga akan mempersingkat waktu dan merinci pencatatan dan perhitungan stok di ruang penyimpanan.

3. Buat Kode Barang

Langkah ini bisa terbilang sederhana, akan tetapi sangat bermanfaat bagi pelaku UMKM yang memiliki produk dengan jenis yang banyak.

Kode barang perlu diberikan untuk mempermudah pengawasan stok barang yang masuk dan keluar. Selain itu, pemberian kode juga dapat membantu dalam pencatatan dan penyimpanan.

4. Pisahkan Stok Barang

Pergerakan suatu barang akan terjadi setiap harinya, maka dari itu penting untuk dilakukan pemisahan stok barang yang baru dan yang lama. Hal ini penting untuk menghindari barang yang berpotensi kadaluarsa, rusak, dan terbuang begitu saja.

5. Buat Perencanaan dan Proyeksi Stok Habis

Langkah terakhir dan yang tidak kalah penting adalah membuat perencanaan dan proyeksi kapan stok akan habis. Perencanaan ini meliputi perkiraan jumlah barang yang keluar masuk dilihat dari riwayat stok sebelumnya.

Langkah ini dilakukan untuk memaksimalkan kapasitas penyimpanan. Menentukan proyeksi stok habis diperlukan agar terhindar dari kesalahan saat restok barang, serta meminimalisir barang habis dan overkapasitas yang dapat mengganggu operasional bisnis.

Bagi para pelaku bisnis, istilah stok atau inventory tentu sudah tidak asing lagi. Terutama eceran, grosir, dan manufaktur, yang biasanya menyimpan persediaan dalam jumlah besar. Persediaan dalam jumlah besar ini harus dikelola dengan tepat.

Tips Utuk Mengelola Inventaris Secara Optimal

1. Klasifikasi Lokasi Stok Barang

Tempatkan inventaris berdasarkan klasifikasi. Selain untuk mencegah barang tercampur, juga memudahkan dan mempercepat kamu mencari barang jika sewaktu-waktu membutuhkannya.

Kamu dapat mengklasifikasikan penempatan barang, misalnya berdasarkan :

Harga
Waktu kadaluarsa
SKU barang
Status/kondisi barang
Stok baru dan lama
Produk yang laku dan tidak laku

Kamu juga bisa menandai barang dengan memberi warna berbeda agar mudah rusak, pecah, mudah terkontaminasi, dan sebagainya. Sekali lagi, semakin spesifik, semakin mudah untuk menemukan item.

2. Selalu Pantau Tingkat Persediaan

Kelebihan persediaan dan menumpuk di gudang bisa kadaluarsa sebelum dikirim. Namun, kekurangan atau bahkan kehabisan stok juga harus dicegah. Mengapa?

Karena bisa membuat pelanggan kecewa dan tentunya menghambat pendapatan perusahaan terutama dalam jangka panjang. Oleh karena itu, penting bagimu untuk selalu menjaga tingkat persediaan pada angka yang optimal.

Tingkat persediaan adalah tingkat persediaan minimum untuk setiap item yang digunakan sebagai patokan untuk pengisian ulang. Oleh karena itu, pantau terus tingkat inventarismu untuk menghindari masalah di atas.

3. Gunakan sistem Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris yang baik dapat menjaga pergerakan barang yang akurat, mendapatkan informasi real-time untuk tingkat stok di seluruh gudang, dan mencegah kekurangan stok. Namun, mengelola semuanya sekaligus bukanlah hal yang mudah.

Kamu dapat menggunakan sistem inventaris di Sistem Manajemen Distribusi Advotics. Dengan menggunakan sistem inventory, kamu dapat mengoptimalkan manajemen inventory dengan lebih efektif dan efisien.

4. Menerapkan metode FIFO & FEFO

Kedua metode pencatatan inventaris ini tidak diragukan lagi sudah tidak asing lagi bagi manajer inventaris.Metode FIFO (First In First Out) merupakan metode yang paling banyak digunakan oleh para pelaku bisnis.

Cara ini mengutamakan barang yang masuk terlebih dahulu untuk dijual terlebih dahulu sehingga pencatatan barang di laporan akan sama dengan jumlah fisik barang di gudang.

Cara ini digunakan oleh industri Food & Beverage, seperti toko makanan dan toko kue, kebanyakan karena produknya memiliki umur simpan yang pendek dan cepat rusak, sehingga harus segera dijual.

Metode FEFO (First Expired First Out) mengutamakan barang yang kadaluwarsa cepat untuk dijual terlebih dahulu, dibandingkan barang lainnya. Berbeda dengan metode FIFO, Anda tidak perlu memikirkan item mana yang akan masuk terlebih dahulu.

Sebaliknya, lihat tanggal kedaluwarsa produk; yang terdekat harus segera dijual. Cara ini terutama juga digunakan oleh toko makanan dan minuman (biasanya dikemas) dan toko obat.

Bacs Juga : Bedanya FIFO, LIFO , AVERAGE yang harus kamu tau

5. Lakukan Stock Opname Secara Rutin

Pelaksanaan stock opname atau penghitungan fisik adalah untuk mengetahui apakah jumlah stok fisik sesuai dengan pencatatan dan juga untuk mengetahui berapa banyak barang yang rusak atau hilang. Sekali lagi, hal ini penting untuk dilakukan sebagai pengendalian internal.

Perusahaan besar dengan persediaan banyak dapat melakukan stock opname beberapa kali dalam setahun. Misalnya sebulan sekali, atau 3 sampai 4 bulan sekali. Untuk perusahaan dengan stok rendah, ini bisa dilakukan setahun sekali di akhir tahun.

Semua orang saat ini berbicara tentang memulai bisnis mereka sendiri, melihat kemewahan yang menyertai gaya hidup mewah dan kehidupan mewah.

Namun yang tidak dilihat orang adalah pekerjaan backend yang dilakukan untuk menjalankan operasi bisnis dengan lancar, seperti akuntansi, manajemen sistem, dan bahkan manajemen inventaris.

Untuk bisnis apa pun dengan produk atau layanan, manajemen inventaris memainkan peran penting. Jika Anda ingin sukses dalam bisnis, Anda harus memiliki praktik manajemen inventaris yang baik.

Untungnya, mengurus stok tidak sesulit dulu karena teknologi telah sangat meningkatkan cara kita menyimpan dan mengelola inventaris produk. Pada artikel ini, kita berbicara tentang keuntungan sistem manajemen inventaris dan bagaimana mereka menggantikan praktik lama.

Ada beberapa proses inventaris lama yang sekarang bermasalah dengan strategi manajemen inventaris baru. Apa praktik lama ini dan bagaimana kita mengatasinya?

5 Hal Umum yang Perlu Dihentikan Jika Ingin Meningkatkan Strategi Pengelolaan Inventaris

1. Penghitungan Stok Secara Manual

Mengelola stok dan inventaris adalah tulang punggung dari setiap operasi inventaris. Dahulu kala, orang harus menghitung stok secara manual, menghitung setiap unit satu per satu.

Praktek ini tidak hanya memakan waktu, tenaga, dan sumber daya. Itu juga menyisakan banyak ruang untuk kesalahan manusia. Apa yang harus mulai diperhatikan oleh perusahaan dan manajer bisnis adalah menggunakan sistem manajemen inventaris untuk menghitung stok.

Perangkat lunak manajemen inventaris memiliki berbagai cara untuk menghitung stok. Tetapi cara yang paling umum adalah mengintegrasikan sistem ini untuk toko ritel dan distributor akhir dengan sistem POS dan situs e-niaga sehingga alat bisnis Anda akan secara otomatis memperbarui stok yang ada saat habis.

Sistem ini juga berfungsi sebagai catatan resmi pengisian stok sehingga perusahaan memiliki rincian pergerakan stok yang lebih detail.

2. Kurangnya Otomasi

Kami bergerak ke zaman di mana otomatisasi mulai mengambil alih tugas yang berulang. Pada tahun 2021, robot menjalankan 7% operasi gudang.

Ada juga peningkatan penggunaan kendaraan berpemandu otomatis atau AGV untuk menjalankan operasi lantai di gudang. Kami jauh dari waktu robot ini mengambil alih pekerjaan.

Dan otomatisasi dan inovasi berbasis kecerdasan buatan ini hadir untuk membantu tim inventaris menjadi lebih efisien, tidak mengancam mata pencaharian mereka.

Robot bukan satu-satuNya otomatisasi untuk manajemen inventaris. Ada modul sistem manajemen inventaris yang menangani tugas berulang seperti pembuatan faktur elektronik, pemberitahuan, pemesanan ulang stok, penghitungan stok, dan sebagainya.

3. Pelaporan Berbasis Kertas

Beberapa solusi perangkat lunak manajemen inventaris terbaik adalah perangkat lunak berbasis cloud, artinya siapa pun dapat mengaksesnya di mana saja selama mereka memiliki akses ke koneksi internet. Perbaikan ini telah mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan pelaporan berbasis kertas.

Sebagian besar fitur perangkat lunak manajemen inventaris tersedia dalam format softcopy dan tidak memerlukan pencetakan untuk menyelesaikannya.

Misalnya, manajer inventaris dapat mengisi permintaan penambahan stok melalui sistem online dan mengirimkannya ke pemangku kepentingan untuk menyetujui pesanan.

Dengan lebih sedikit kertas, perusahaan dapat menghemat biaya pencetakan dan penyimpanan rekaman. Ini juga merupakan opsi yang lebih berkelanjutan karena menurunkan penggunaan kertas secara signifikan.

4. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Firasat

Sejalan dengan pelaporan, sistem lama lain untuk manajemen inventaris yang menghambat kemajuan perusahaan adalah pengambilan keputusan berdasarkan firasat.

Saat memutuskan produk mana yang akan dipromosikan, beberapa bisnis mungkin hanya menggunakan pendapat pribadi tentang mana yang paling berhasil.

Tapi sekarang sistem manajemen inventaris menyediakan analitik real-time pada pergerakan stok, sekarang kita harus mulai membuat lebih banyak keputusan berdasarkan data.

Sekitar 36% pembuat keputusan menerapkan sistem manajemen inventaris sehingga mereka dapat mengoptimalkan penawaran dan permintaan inventaris. Jadi menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris untuk melacak data stok sekarang harus menjadi norma.

Beberapa data yang harus kamu lihat dengan sistem manajemen inventaris mencakup : pergerakan volume produk, kerugian bobot mati, biaya penyimpanan, dan analitik lainnya.

5. Manajemen Stok Lama

Sebagian besar perusahaan, terutama bisnis dengan barang kadaluarsa seperti produk makanan, ingin mengikuti sistem first-in, first-out. Tetapi melakukannya dengan sistem lama dan manual bisa sangat sulit ditentukan.

Tentu saja, Anda dapat mempekerjakan lebih banyak orang untuk memeriksa tanggal kedaluwarsa secara rutin, tetapi itu bukan lagi cara yang paling efisien.

Sekarang bisnis kamu dapat menggunakan sistem manajemen inventaris untuk melacak tanggal kedaluwarsa sehingga tahu stok lama mana yang harus didahulukan.

Beberapa perangkat lunak inventaris menyediakan semua informasi tentang produk yang mengalami pembusukan yang diperlukan untuk menemukan stok yang harus habis sesegera mungkin.

Beberapa data yang disediakan termasuk tanggal sebelum, tanggal kedaluwarsa, dan beberapa hari hingga kedaluwarsa, untuk beberapa nama. Inventaris dan tim penyimpanan atau karyawan bahkan dapat mengatur peringatan otomatis pada produk yang hampir kedaluwarsa.

Jika ada satu hal yang diajarkan pandemi COVID-19 kepada kita, itu adalah bahwa kita tidak akan pernah kembali ke keadaan normal yang pernah kita kenal. Dan itu bukanlah hal baru karena zaman selalu mengubah praktik bisnis.

Jadi, jika kamu belum mengotomatiskan manajemen inventaris dengan perangkat lunak, inilah saatnya memulai melakukannya agar tetap efisien di dunia hiperdigital yang kita tinggali sekarang ini.

Nah sekarang solusinya yaitu, tinggal memilih sistem digital apa yang bisa membantumu untuk mengatasi masalah tersebut? Maka dari itu kami kenalkan sebuah aplikasi sistem POS yang dapat mengelola usahamu secara terstruktur.

Kasir Pintar adalah solusinya, Apa Itu Kasir Pintar?

Aplikasi Kasir Pintar adalah Mobile Point of Sales yang dirancang khusus untuk membantu para pebisnis UMKM dalam menjalankan segala transaksi penjualan dengan simple, akurat dan ekonomis.

Kenapa Harus Kasir Pintar?