Commercial Invoice: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya

Jika bisnismu sering melakukan ekspor atau impor, commercial invoice tentu menjadi dokumen yang wajib kamu siapkan. Invoice ini menjadi salah satu syarat penting agar barang bisa lolos bea cukai dan sampai ke tangan pembeli di luar negeri.

Tanpa commercial invoice yang lengkap dan jelas, pengiriman bisa tertunda, sehingga cash flow bisa terganggu, dan reputasi bisnis ikut dipertaruhkan. 

Karena itu, penting untuk tahu apa itu commercial invoice, fungsinya, jenis-jenisnya, dan seperti apa contohnya. Yuk, simak selengkapnya di bawah!

Apa Itu Commercial Invoice?

Commercial invoice adalah dokumen penting yang dibutuhkan dalam kegiatan ekspor dan impor. Selain digunakan sebagai syarat pengiriman internasional, invoice ini kadang juga berperan dalam transaksi valuta asing. 

Di negara tujuan, commercial invoice dipakai oleh pihak bea cukai untuk menilai besaran pajak, tarif, atau bea yang harus dibayar, serta mencegah potensi keterlambatan pengiriman.

Berbicara soal pembuatan invoice, Paper.id bisa jadi solusi praktis untuk mempercepat pengelolaan invoicing bisnismu sehari-hari secara gratis.

Kamu bisa buat, bubuhkan e-meterai (jika perlu), kirim, hingga lacak status invoice digital secara real-time. Paper.id juga menyediakan berbagai template invoice yang siap pakai, sehingga kamu bisa buat invoice dengan waktu yang lebih singkat.

Penasaran? Yuk, eksplor Paper.id dan jangan lupa buat proses invoicing jadi lebih praktis  dengan cara klik di sini!

Baca Juga: Dompet Elektronik Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaat yang Perlu Kamu Tahu

Komponen Commercial Invoice

Ada beberapa informasi penting yang harus dicantumkan dalam commercial invoice supaya detailnya lengkap dan sesuai standar. Komponen-komponen tersebut antara lain:

• Nomor dan tanggal pembuatan dokumen commercial invoice.
• Nama pembeli atau importir, serta nama penerima barang (consignee).
• Nama atau deskripsi barang yang dikirim.
• Harga per unit barang, bisa dalam satuan pcs, kg, cbm, lusin, dan sebagainya.
• Total harga untuk seluruh barang yang dijual.
• Cara penyerahan barang, misalnya FOB (Free On Board), CNF (Cost and Freight), atau CIF (Cost, Insurance, and Freight).

Selain itu, bisa juga ditambahkan informasi tambahan seperti nama kapal atau pesawat yang digunakan, nomor kontainer, serta lokasi pemuatan dan pembongkaran barang.

Fungsi Commercial Invoice

Sebelum mengirim barang ke luar negeri, penting untuk memahami berbagai fungsi commercial invoice. Berikut penjelasannya:

1. Sebagai dasar perhitungan pajak

Commercial invoice digunakan sebagai acuan utama untuk menghitung pajak dan juga termasuk sebagai bagian dari faktur pajak.

2. Sebagai dokumen pengiriman

Selain sebagai tagihan, commercial invoice juga berfungsi sebagai dokumen resmi pengiriman barang. Karena itu, dokumen ini harus diisi dengan benar dan lengkap supaya proses pemeriksaan di bea cukai berjalan cepat dan lancar.

3. Sebagai acuan petugas bea cukai

Petugas bea cukai memanfaatkan commercial invoice untuk memeriksa barang yang dikirim melalui kapal atau jalur lainnya. Mereka akan mengecek apakah barang tersebut sudah sesuai dengan aturan dan ketentuan internasional yang berlaku. 

Kalau semua dokumen lengkap, pemeriksaan akan lebih cepat selesai. Namun, perlu diingat, beberapa negara meminta dokumen tambahan selain commercial invoice sebagai syarat masuk.

4. Sebagai dokumen perizinan ekspor-impor

Commercial invoice juga berfungsi sebagai salah satu dokumen persyaratan saat mengurus izin ekspor-impor. Dokumen ini kadang digunakan untuk keperluan transaksi valuta asing, dan di negara pembeli, digunakan untuk menentukan pajak dan bea masuk.

Cara Membuat Commercial Invoice yang Benar

Berikut langkah-langkah membuat commercial invoice yang tepat:

1. Unduh template

Cari template sesuai kebutuhan di situs terpercaya seperti Canva atau Microsoft Word.

2. Isi data penjual dan pembeli

Tuliskan nama, alamat, nomor telepon, dan email bisnismu. Tambahkan juga data pembeli lengkap, termasuk alamat pengiriman jika berbeda dari alamat penagihan.

3. Tentukan nomor invoice & kontak

Beri nomor unik untuk setiap invoice (misalnya #001, #002, dst.). Sertakan juga nomor customer service agar pelanggan mudah menghubungi jika ada pertanyaan atau kendala.

4. Jelaskan ketentuan penjualan & pembayaran

Cantumkan syarat, kewajiban, biaya, serta risiko yang sudah disepakati bersama. Pilih mata uang yang digunakan dan jelaskan cara pembayaran sesuai perjanjian (biasanya tercantum di proforma invoice).

5. Detailkan metode pengiriman & barang

Tentukan jalur pengiriman (darat, laut, atau udara). Lengkapi deskripsi barang secara detail, termasuk jenis kemasan, jumlah, berat kotor dan bersih, serta harga per unit dan total harga.

6. Tambahkan informasi tambahan

Jika ada biaya lain (asuransi, transportasi), cantumkan di invoice. Jangan lupa beri label pada setiap kotak (misalnya “Kotak 1 dari 3”) agar pengiriman lebih jelas.

Baca Juga: Biar Toko Lebih Ramai & Untung : Ini Dia Fitur PPOB Kasir Pintar

Perbedaan Commercial Invoice dengan Consular Invoice

Commercial invoice adalah dokumen yang diterbitkan langsung oleh penjual sebagai bukti penagihan ke pembeli di luar negeri. Dokumen ini bersifat standar, digunakan sebagai dasar pembayaran, serta membantu pembeli mengurus bea masuk. Commercial invoice tidak memerlukan legalisasi tambahan dari pihak ketiga.

Sementara itu, consular invoice harus disahkan oleh kedutaan atau konsulat negara tujuan. Dokumen ini berisi detail lengkap barang, seperti jumlah, jenis, nilai, hingga informasi pengiriman. Fungsinya lebih ke pengawasan dan verifikasi agar barang yang diimpor sudah sesuai ketentuan, sekaligus mencegah penipuan atau manipulasi harga.

Secara umum, commercial invoice fokus pada kebutuhan transaksi antara penjual dan pembeli, sedangkan consular invoice lebih ditujukan untuk memenuhi regulasi dan prosedur resmi negara tujuan ekspor. Inilah yang membuat consular invoice memerlukan proses tambahan dan biaya legalisasi sebelum barang dikirim.

Contoh Commercial Invoice yang Baik dan Benar

contoh commercial invoice

contoh commercial invoice

Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi Kasir POS yang Tepat untuk Bisnis Kecil dan Menengah

Demikian penjelasan secara lengkap mengenai commercial invoice. Selain sebagai tagihan, jadi invoice ini juga berperan dalam menentukan proses kelancaran pengiriman barang hingga proses bea cukai di negara tujuan. 

Di era bisnis modern, keakuratan dan transparansi dokumen terutama invoice menjadi kunci kepercayaan mitra bisnis. Baik untuk invoice kebutuhan internasional atau domestik, kecepatan, kejelasan, dan kemudahan pembayaran sangat berpengaruh pada kelancaran operasional sehari-hari.

Sebagai platform pembayaran antar bisnis, Paper.id juga mendukung pembuatan dan pengiriman invoice, lengkap dengan berbagai metode pembayaran yang membuat transaksi lebih aman, praktis, dan terpercaya.

Tersedia 30+ metode pembayaran, seperti transfer bank, e-wallet, kode QR, Virtual Account, termasuk kartu kredit tanpa perlu pusing memikirkan mesin EDC. 

Yuk, saatnya kelola invoice dan pembayaran bisnismu dengan lebih profesional bersama Paper.id!

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Kasir Pintar