Expense Tracker: Pengertian, Cara Kerja, Hingga Manfaatnya

Pernah merasa bingung ke mana perginya anggaran operasional bisnis setiap bulan? Padahal mungkin transaksi tidak terlalu banyak, tapi di akhir bulan laporan keuangan selalu menunjukkan selisih yang membingungkan. 

Masalah seperti ini sering terjadi jika pengeluaran tidak tercatat dengan rapi dan real-time.

Di sinilah peran expense tracker jadi penting. Dengan tool ini, kamu bisa mencatat, memantau, dan mengelola semua pengeluaran bisnis secara otomatis dan terstruktur.

Untuk itu, berikut pembahasan mengenai expense tracker, mulai dari pengertian, cara kerja, manfaatnya untuk bisnis, hingga rekomendasi aplikasi yang terbaik!

Apa Itu Expense Tracker?

Melansir dari Paper.id, expense tracker adalah tool atau aplikasi yang dirancang untuk membantu mencatat dan mengelola pengeluaran bisnis secara praktis. Melalui aplikasi ini, kamu bisa memantau arus kas secara menyeluruh, mulai dari pemasukan, pengeluaran, hingga posisi saldo terkini.

Berbeda dengan pencatatan manual yang rawan keliru dan memakan waktu, expense tracker menawarkan pencatatan otomatis, bahkan bisa terintegrasi langsung dengan rekening bank, kartu kredit, maupun sistem akuntansi yang digunakan perusahaan.

Beberapa aplikasi juga menyediakan fitur analisis keuangan, yang memudahkan kamu dalam memahami pola pengeluaran dan merancang strategi keuangan yang lebih efektif ke depannya.

Baca Juga: 

Cara Kerja Expense Tracker

Expense tracker menjalankan fungsinya melalui beberapa tahapan penting berikut:

1. Pencatatan transaksi

Pengguna bisa memasukkan transaksi secara manual, seperti mengisi data di spreadsheet, atau secara otomatis jika sudah terhubung ke rekening bank atau kartu kredit.

Contohnya, saat kamu membeli stok senilai Rp5 juta, transaksi tersebut dapat langsung tercatat otomatis di aplikasi tanpa harus input ulang.

2. Pengelompokan pengeluaran

Setiap transaksi yang tercatat akan dikelompokkan berdasarkan kategori, seperti biaya operasional, pemasaran, logistik, pembelian modal, atau pajak.

Sebagai contoh, pembayaran gaji akan masuk ke dalam biaya operasional, sedangkan biaya iklan media sosial akan dikategorikan sebagai pengeluaran pemasaran.

3. Perbandingan dengan anggaran

Expense tracker tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga membantu memantau pengeluaran agar tetap sesuai dengan anggaran.

Misalnya, jika kamu memiliki anggaran Rp10 juta untuk pemasaran per bulan, aplikasi akan memberi notifikasi saat pengeluaran mendekati atau melebihi batas tersebut.

4. Penyajian laporan keuangan

Aplikasi ini juga menyusun laporan yang mencakup arus kas, laba rugi, dan rincian biaya operasional.

Jika misalnya biaya transportasi terus meningkat dalam beberapa bulan terakhir, kamu bisa mempertimbangkan strategi pengiriman yang lebih efisien.

5. Efisiensi pengeluaran

Dengan data yang terkumpul, kamu bisa mengevaluasi dan mengurangi pengeluaran yang tidak efisien.

Sebagai contoh, jika langganan aplikasi yang jarang dipakai memakan biaya cukup besar, kamu bisa mengganti ke opsi yang lebih hemat atau menonaktifkannya.

5 Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker Terbaik

Untuk membantu mencatat dan mengatur pengeluaran usaha secara lebih praktis dan efisien, berikut beberapa aplikasi expense tracker yang bisa kamu pertimbangkan:

1. Paper.id

Paper.id adalah platform bisnis all-in-one yang menyediakan berbagai fitur, mulai dari pembuatan invoice digital, sistem pembayaran online, hingga pencatatan pengeluaran otomatis. 

Salah satu keunggulan utamanya adalah integrasi langsung antara invoice dan proses rekonsiliasi, sehingga kamu tak perlu mencatat transaksi secara manual satu per satu.

Menariknya, Paper.id mendukung lebih dari 30 metode pembayaran, mulai dari transfer bank, QRIS, virtual account, e-wallet, hingga kartu kredit, semuanya bisa digunakan tanpa perlu mesin EDC.

Kamu bisa menggunakan semua fitur unggulan Paper.id, termasuk expense tracker, secara gratis cukup dengan cara daftarkan bisnismu sekarang klik di sini!

Baca Juga: Cara Setting Cetak Struk Otomatis di Aplikasi Kasir Pintar Android

2. QuickBooks

QuickBooks dikenal sebagai software akuntansi yang populer di kalangan pelaku usaha kecil dan menengah. 

Aplikasi ini menawarkan fitur pelacakan pengeluaran yang lengkap, termasuk pengelolaan pajak dan koneksi langsung dengan rekening bank atau kartu kredit. Antarmuka pengguna yang sederhana membuatnya mudah dioperasikan, bahkan oleh pengguna baru.

3. Xero

Xero merupakan pilihan ideal bagi bisnis berskala internasional karena mendukung banyak mata uang dan bisa terintegrasi dengan lebih dari 800 aplikasi lain, seperti sistem POS dan manajemen inventaris. 

Selain itu, laporan keuangan juga bisa dibuat secara otomatis, menjadikannya cocok untuk startup atau perusahaan berbasis jasa.

4. Zoho Expense

Jika kamu menjalankan perusahaan dengan banyak karyawan dan sering menangani klaim reimbursement, Zoho Expense bisa menjadi solusi tepat. 

Aplikasi ini menyediakan fitur pemindaian struk otomatis, proses persetujuan biaya, dan pengaturan kebijakan pengeluaran yang membantu mengurangi beban administratif pada tim keuangan.

5. Expensify

Bagi bisnis yang sering melakukan perjalanan dinas atau memiliki tim lapangan seperti sales, Expensify menawarkan kemudahan dalam mencatat dan memonitor pengeluaran secara real-time. 

Dengan fitur seperti scan struk, integrasi kartu kredit perusahaan, hingga pelaporan otomatis untuk perjalanan bisnis, proses pengawasan biaya jadi lebih praktis dan transparan.

Manfaat Menggunakan Expense Tracker untuk Bisnis

Berikut adalah beberapa manfaat jika bisnismu menggunakan expense tracker:

1. Pencatatan keuangan lebih akurat

Fitur otomatisasi membantu mengurangi kesalahan pencatatan yang sering terjadi dalam proses manual, terutama ketika kamu mengelola banyak transaksi dalam sebulan.

2. Menghemat waktu dan biaya

Digitalisasi pencatatan membuat proses jadi lebih cepat dan tidak memerlukan banyak tenaga kerja tambahan, sehingga operasional bisnis jadi lebih efisien.

3. Kontrol anggaran lebih optimal

Expense tracker membantu kamu menjaga pengeluaran tetap dalam batas rencana dengan fitur pembatasan anggaran dan notifikasi saat terjadi pemborosan.

4. Pengambilan keputusan berbasis data

Dengan informasi yang tersaji secara real-time, kamu bisa membuat keputusan strategis yang lebih tepat.

Misalnya, jika campaign digital marketing terbukti menghasilkan penjualan lebih besar dibanding metode konvensional, kamu bisa mengarahkan anggaran ke saluran yang lebih efektif.

Baca Juga: Toko Kecil Bisa Pakai Mesin Kasir? Bisa Dong Ini Rekomendasinya

Itulah pembahasan lengkap seputar expense tracker. Pada intinya, penggunaan tool ini sangat bermanfaat untuk menjaga kestabilan dan transparansi keuangan bisnis, baik skala kecil maupun besar.

Jika kamu belum mulai menggunakan expense tracker, sekarang adalah momen yang tepat untuk mencobanya. Dengan begitu, pengelolaan keuangan bisnis bisa jadi lebih tertata, efisien, dan terhindar dari pengeluaran yang tidak diperlukan.

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan kasir Pintar