Fast Customer Service: 9 Cara Mudah Meningkatkan Bisnis Retail!

Customer service yang cepat sering menjadi perbedaan antara mempertahankan pelanggan setia atau kehilangan pembeli karena pesaing.

Bisnis yang lebih memprioritaskan penyelesaian pertanyaan dan keluhan pelanggan dengan cepat cenderung memenuhi harapan konsumen dan akan memiliki hubungan jangka panjang.

Sekitar 76% pelanggan mengatakan mereka berharap segera terhubung dengan CS saat menghubungi perusahaan.

Hanya 26% bisnis retail yang merasa kualitas keseluruhan layanan pelanggan mereka kuat.

Dalam artikel ini kita akan belajar mengapa bisnis retail kamu perlu untuk memprioritaskan customer service yang cepat, dan ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan untuk meningkatkan departemen dukungan bisnis kamu. 

9 Tips untuk Menawarkan Customer Service yang Cepat

Memiliki customer service yang cepat dalam bisnis yang kamu jalankan menjadi sangat penting untuk memuaskan kebutuhan konsumen dan tetap kompetitif. 

Berikut adalah sembilan tips untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail kamu:

1. Jadilah Autentik

Tips pertama untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah menjadi autentik.

Dalam hal ini, kamu harus selalu menjadi diri sendiri dan menunjukkan kesediaan kamu untuk membantu pelanggan dengan sepenuh hati.

Pelanggan akan merasa nyaman dan lebih percaya pada kamu jika kamu terlihat tulus dan tidak berpura-pura.

Sebagai contoh, jangan berbicara dengan suara yang sangat kaku atau menggunakan script yang terlalu kaku.

Alih-alih, cobalah untuk membicarakan apa yang terjadi dengan pelanggan dan mengajukan pertanyaan yang relevan yang dapat membantumu memecahkan masalah pelanggan dengan cepat dan efektif.

Ini akan membantu menciptakan hubungan yang baik antara kamu dan pelanggan kamu serta memberikan customer service yang baik.

2. Menyediakan Dukungan Seluler

Tips kedua untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah menyediakan dukungan seluler.

Dalam era digital yang terus berkembang ini, penggunaan ponsel pintar semakin meningkat dan banyak orang yang lebih memilih untuk melakukan pembelian atau mengakses informasi melalui ponsel mereka.

Oleh karena itu, penting untuk menyediakan dukungan seluler untuk memastikan bahwa pelanggan dapat dengan mudah mengakses informasi dan menyelesaikan masalah mereka dari mana saja dan kapan saja.

Kamu dapat menyediakan dukungan seluler melalui aplikasi seluler, situs web responsif yang mudah digunakan di perangkat seluler, atau bahkan melalui layanan pesan singkat (SMS) yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pertanyaan atau permintaan bantuan langsung dari ponsel mereka.

Dengan menyediakan dukungan seluler, kamu dapat meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pelanggan serta meningkatkan efisiensi customer service kamu.

Baca Juga: 10 Ide Seru untuk Program Customer Loyalty!

3. Bersandar pada Chatbot AI

Tips ketiga untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan bersandar pada chatbot AI (Artificial Intelligence).

Chatbot AI adalah program komputer yang dapat meniru perilaku manusia dan dapat digunakan untuk memberikan dukungan customer service yang cepat dan efektif.

Kamu dapat memasang chatbot AI pada situs web atau aplikasi seluler kamu sehingga pelanggan dapat dengan mudah berbicara dengan chatbot tersebut untuk mendapatkan informasi atau bantuan.

Chatbot AI dapat membantu mengotomatiskan proses customer service, sehingga kamu dapat memberikan dukungan yang cepat dan efisien tanpa memerlukan banyak waktu dan tenaga dari staf kamu.

Namun, penting untuk memastikan bahwa chatbot AI kamu diperbarui secara teratur dan dapat memberikan solusi yang akurat dan relevan untuk masalah yang dihadapi oleh pelanggan.

Jangan mengandalkan chatbot AI sepenuhnya, namun pastikan kamu tetap memiliki staf customer service yang siap membantu jika chatbot AI tidak mampu memecahkan masalah pelanggan.

4. Berinvestasi dalam Pelatihan Agen Dukungan Pelanggan

Tips keempat untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan berinvestasi dalam pelatihan agen dukungan pelanggan.

Agen dukungan pelanggan adalah elemen kunci dalam customer service yang baik. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa agen dukungan pelanggan kamu memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk memberikan dukungan yang efektif dan cepat.

Kamu dapat memperbaiki keterampilan dan pengetahuan agen dukungan pelanggan kamu dengan memberikan pelatihan dan pengembangan yang sesuai.

Ini termasuk pelatihan tentang produk, pelatihan tentang teknik komunikasi yang efektif, dan pelatihan tentang bagaimana menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat dan efisien.

Dengan memastikan bahwa agen dukungan pelanggan kamu terlatih dengan baik, kamu dapat meningkatkan efisiensi customer service kamu dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Selain itu, agen yang terlatih dengan baik juga dapat membantu mengurangi biaya customer service jangka panjang dengan mengurangi jumlah masalah yang harus diatasi oleh manajemen atau staf yang lebih tinggi.

5. Prioritaskan Permintaan Dukungan Pelanggan

Tips kelima untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan memprioritaskan permintaan dukungan pelanggan.

Dalam bisnis retail, mungkin ada banyak permintaan dukungan pelanggan yang masuk setiap hari. Oleh karena itu, penting untuk memprioritaskan permintaan tersebut sehingga kamu dapat menangani yang paling penting atau mendesak terlebih dahulu.

Kamu dapat memprioritaskan permintaan dukungan pelanggan dengan mengelompokkan permintaan tersebut berdasarkan urgensi dan pentingnya.

Misalnya, permintaan tentang masalah kritis seperti pembayaran yang tidak berhasil harus ditangani dengan cepat, sedangkan permintaan tentang pertanyaan umum atau umpan balik mungkin dapat ditangani dalam waktu yang lebih lama.

Dalam memprioritaskan permintaan dukungan pelanggan, pastikan kamu memberikan tanggapan yang cepat kepada pelanggan tentang kapan mereka dapat diharapkan untuk mendapatkan bantuan.

Hal ini akan memberikan kepercayaan pada pelanggan bahwa kamu menghargai waktu dan kebutuhan mereka, dan dapat membantu memperkuat hubungan bisnis kamu dengan mereka.

6. Menyediakan Opsi Layanan Mandiri

Tips keenam untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan menyediakan opsi layanan mandiri.

Layanan mandiri merupakan cara yang efektif untuk memberikan customer service yang cepat dan efisien, sambil juga memberikan fleksibilitas dan kenyamanan kepada pelanggan.

Kamu dapat menyediakan opsi layanan mandiri dengan berbagai cara, seperti melalui situs web kamu atau aplikasi seluler yang memungkinkan pelanggan untuk menyelesaikan masalah atau permintaan dukungan secara mandiri.

Contoh layanan mandiri adalah seperti FAQ (Frequently Asked Questions), portal self-service, video tutorial, dan lainnya.

Dengan menyediakan opsi layanan mandiri, pelanggan dapat mengakses informasi dan menyelesaikan masalah mereka sendiri tanpa harus menunggu respons dari agen customer service kamu.

Hal ini akan mengurangi jumlah permintaan yang masuk ke staf customer service kamu dan mempercepat waktu respon kamu.

Selain itu, ini juga memberikan fleksibilitas kepada pelanggan untuk menyelesaikan masalah mereka kapan saja, tanpa harus menunggu waktu operasional toko atau jam kerja agen customer service.

Namun, pastikan untuk selalu memonitor dan memperbarui opsi layanan mandiri kamu secara teratur untuk memastikan bahwa informasi yang disediakan tetap akurat dan relevan. 

7. Mempercepat Waktu Respons Awal

Tips ketujuh untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan mempercepat waktu respons awal.

Waktu respons awal merujuk pada waktu yang dibutuhkan oleh agen customer service kamu untuk merespons permintaan dukungan pelanggan pertama kali.

Untuk mempercepat waktu respons awal, pertama-tama pastikan bahwa staf customer service kamu selalu siap untuk merespons permintaan pelanggan dengan cepat dan efektif.

Hal ini dapat dicapai dengan memberikan pelatihan yang sesuai dan memastikan bahwa mereka memiliki akses ke semua informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat.

Selain itu, pastikan bahwa pelanggan dapat dengan mudah menghubungi kamu melalui berbagai saluran komunikasi, seperti telepon, email, pesan teks, atau chat online.

Terkadang, pelanggan mungkin ingin menggunakan saluran komunikasi tertentu untuk menghubungi kamu tergantung pada situasi atau preferensi mereka.

Kamu juga dapat memanfaatkan teknologi untuk mempercepat waktu respons awal kamu. Misalnya, kamu dapat menggunakan chatbot AI yang dapat merespons permintaan pelanggan secara otomatis dan cepat.

Atau, kamu dapat menggunakan software manajemen tiket yang membantu mengorganisir dan memprioritaskan permintaan pelanggan dengan lebih efektif.

Dalam bisnis retail, kecepatan dalam memberikan respons awal sangat penting karena dapat mempengaruhi persepsi pelanggan tentang kualitas customer service kamu.

Dengan mempercepat waktu respons awal kamu, kamu dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun hubungan bisnis yang lebih kuat dengan mereka.

8. Personalisasi Customer Service

Tips kedelapan untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan mempersonalisasi customer service.

Setiap pelanggan adalah individu yang unik dengan kebutuhan dan preferensi yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk mempersonalisasi customer service kamu untuk memenuhi kebutuhan dan preferensi pelanggan secara individu.

Kamu dapat mempersonalisasi customer service dengan berbagai cara, seperti menggunakan nama pelanggan saat berbicara dengan mereka, mempelajari preferensi mereka melalui riwayat pembelian atau interaksi sebelumnya, atau menyesuaikan solusi dan saran yang kamu berikan dengan kebutuhan dan preferensi mereka.

Mempersonalisasi customer service dapat membantu kamu membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan kamu dan meningkatkan kepercayaan mereka pada bisnis kamu.

Selain itu, pelanggan juga akan merasa dihargai dan dihormati sebagai individu yang unik, yang dapat meningkatkan kepuasan mereka dan memperkuat loyalitas mereka terhadap bisnis kamu.

Namun, penting untuk memastikan bahwa personalisasi yang kamu berikan tidak mengganggu privasi pelanggan atau membuat mereka merasa tidak nyaman.

Pastikan untuk mematuhi kebijakan privasi dan memberikan opsi kepada pelanggan untuk menolak personalisasi jika mereka tidak nyaman dengan hal tersebut.

Secara keseluruhan, mempersonalisasi customer service dapat meningkatkan efektivitas dan kecepatan dalam menyelesaikan masalah pelanggan, serta memperkuat hubungan bisnis dengan pelanggan kamu.

9. Selalu Minta Umpan Balik

Tips terakhir untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail adalah dengan selalu meminta umpan balik dari pelanggan.

Setelah menyelesaikan permintaan dukungan pelanggan, pastikan untuk meminta umpan balik dari pelanggan tentang pengalaman mereka dengan customer service kamu.

Meminta umpan balik dapat membantu kamu mengetahui kekuatan dan kelemahan dari layanan customer service kamu, serta memperbaiki dan memperbaiki masalah yang terjadi.

Selain itu, meminta umpan balik juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun hubungan yang lebih baik dengan mereka.

Pastikan untuk memberikan pilihan dan cara yang mudah bagi pelanggan untuk memberikan umpan balik, seperti melalui survey online, melalui email, atau melalui chat online.

Berikan opsi kepada pelanggan untuk memberikan umpan balik secara anonim jika mereka merasa tidak nyaman memberikan identitas mereka.

Setelah menerima umpan balik dari pelanggan, pastikan untuk menindaklanjuti dan menyelesaikan masalah yang ditemukan.

Berikan penghargaan dan terima kasih kepada pelanggan yang memberikan umpan balik dan pastikan bahwa masalah yang ditemukan tidak terulang di masa depan.

Dalam bisnis retail, umpan balik pelanggan sangat penting untuk meningkatkan kualitas layanan customer service kamu dan memperkuat hubungan bisnis dengan pelanggan kamu.

Dengan selalu meminta umpan balik, kamu dapat terus meningkatkan efektivitas dan kecepatan dalam menyelesaikan masalah pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan kamu.

Dalam bisnis retail, memberikan customer service yang cepat dan efektif sangatlah penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat hubungan bisnis, dan meningkatkan keuntungan.

Dalam artikel ini, kami telah membahas 9 tips untuk menawarkan customer service yang cepat di bisnis retail, termasuk jadilah autentik, sediakan dukungan seluler, bersandar pada chatbot AI, investasi dalam pelatihan agen dukungan pelanggan, prioritaskan permintaan dukungan pelanggan, sediakan opsi layanan mandiri, mempercepat waktu respons awal, personalisasi customer service, dan selalu meminta umpan balik dari pelanggan.

Dengan menerapkan tips-tips ini, kamu dapat meningkatkan kualitas layanan customer service kamu dan memberikan pengalaman yang lebih baik untuk pelanggan kamu.

Selalu ingat bahwa customer service yang baik tidak hanya dapat memperbaiki masalah pelanggan, tetapi juga dapat memperkuat hubungan bisnis dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Baca Juga: Apa Itu Customer Journey? Berikut Ini Penjelasannya!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.