Optimalkan Produktivitas: 7 Strategi Membuat Jadwal Kerja Karyawan yang Efektif!

Penting bagi pihak pimpinan perusahaan dan divisi HRD yang terlibat langsung dalam manajemen kepegawaian untuk memahami tips dalam membuat jadwal kerja karyawan. 

Meskipun pembuatan jadwal kerja terlihat sederhana, sebenarnya proses ini memerlukan banyak pertimbangan, terutama jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang besar. 

Penting untuk melakukan pembagian jadwal dengan cermat agar tidak merugikan karyawan. 

Terdapat dua jenis model jadwal kerja, yaitu permanen dan rotasi, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya, bergantung pada kondisi perusahaan. 

Penerapan kedua jenis shift ini harus sesuai dengan kebijakan perusahaan yang berlaku. 

Pembuatan jadwal kerja harus memperhatikan kebutuhan perusahaan dan karyawan, dan sebaiknya mengikuti beberapa tips terbaik agar dapat merencanakan jadwal kerja dengan cermat. 

Tips ini memberikan berbagai pertimbangan yang berguna dalam menyusun jadwal kerja yang memenuhi kebutuhan semua pihak.

1. Memahami Jadwal Karyawan

Dalam upaya menciptakan jadwal kerja karyawan yang efektif, salah satu aspek penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah pemahaman yang lebih mendalam terhadap karyawan. 

Misalnya, memperdalam pemahaman terkait kompetensi karyawan untuk mempermudah penjadwalan shift. 

Pemahaman tidak hanya terbatas pada kompetensi, melainkan juga melibatkan pemahaman terhadap kondisi karyawan. 

Pemahaman terhadap karyawan juga berkaitan erat dengan pemahaman terhadap operasional bisnis. 

Dengan memahami alur bisnis, perusahaan dapat menempatkan setiap karyawan secara tepat di setiap shift, memungkinkan karyawan untuk tetap bekerja efisien meskipun memiliki jadwal kerja yang berbeda dan harus dibagi.

2. Membuat Kelompok

Langkah selanjutnya adalah pembentukan kelompok untuk para karyawan. 

Dengan membuat kelompok, perusahaan dapat mengelompokkan karyawan ke dalam masing-masing kelompok dengan pembagian yang adil. 

Biasanya, perusahaan membagi karyawan menjadi dua atau tiga kelompok, tergantung pada jam operasional. 

Pembagian kelompok dapat dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi karyawan, memastikan bahwa setiap karyawan dapat menjalankan tugasnya tanpa hambatan.

3. Membuat Waktu Kerja yang Sesuai

Dalam merancang jadwal kerja, penting untuk memperhatikan aspek waktu, seperti lamanya jam kerja setiap shift. 

Penghitungan waktu kerja harus dilakukan dengan akurat, menghindari agar karyawan bekerja dalam rentang waktu yang terlalu lama, yang dapat menyebabkan kelelahan dan menurunkan produktivitas. 

Oleh karena itu, salah satu tips terbaik adalah memberikan jam kerja yang sesuai untuk setiap karyawan atau kelompok. 

Umumnya, satu shift kerja direncanakan selama 8 jam, memastikan bahwa setiap karyawan hanya bekerja selama 8 jam dalam satu hari sesuai dengan ketentuan waktu kerja yang tepat.

Baca Juga: Ketahui Pentingnya Software Absensi Karyawan dalam Meningkatkan Produktivitas!

4. Mematuhi Peraturan dan Undang-Undang

Sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya, pengaturan waktu kerja untuk setiap karyawan harus dilakukan dengan akurat. 

Agar penciptaan jadwal dapat berlangsung dengan tepat, merujuk pada peraturan atau ketentuan yang telah dijelaskan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan adalah suatu keharusan. 

Dalam Undang-Undang ini, terdapat berbagai peraturan yang harus diikuti oleh semua pihak terkait ketenagakerjaan, termasuk dalam hal pembagian jam kerja yang tepat agar karyawan dapat bekerja dengan efisien. 

Selain itu, karyawan juga berhak menerima upah sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan.

5. Menyusun Jadwal dengan Keterangan yang Jelas

Proses penyusunan jadwal kerja juga harus mengutamakan kejelasan agar setiap karyawan dapat memahami dengan pasti waktu kerjanya. 

Pembuatan jadwal yang jelas dapat dilakukan dengan model yang sederhana namun mudah dipahami oleh seluruh karyawan. 

Setiap elemen yang perlu dicantumkan dalam jadwal ini harus tampil dengan kejelasan, termasuk nama lengkap karyawan. 

Sebagai salah satu tips penting dalam pembuatan jadwal, sebaiknya mencantumkan nama lengkap karyawan untuk menghindari kebingungan. 

Selain itu, informasi tentang posisi kerja dan penyertaan hari serta waktu kerja harus dinyatakan secara terperinci. 

Durasi kerja juga perlu diperhatikan dan dapat dicantumkan untuk memberikan gambaran jelas kepada karyawan.

6. Meningkatkan Komunikasi

Suatu aspek penting lainnya yang dapat dijadikan tips dalam penyusunan jadwal kerja karyawan adalah meningkatkan komunikasi. 

Komunikasi yang dimaksud disini melibatkan interaksi dengan para karyawan untuk memahami dengan lebih baik kondisi mereka. 

Melalui komunikasi ini, karyawan dapat mendapatkan informasi yang jelas mengenai jadwal kerja mereka. 

Hal-hal seperti apakah karyawan akan memiliki jam kerja permanen atau akan mengikuti pola rotasi dapat dijelaskan melalui komunikasi yang efektif. 

Komunikasi yang lancar antara pimpinan atau HRD dengan karyawan dapat mengklarifikasi segala ketidakjelasan terkait jadwal kerja.

Baca Juga: Intip 5 Aplikasi Absensi Karyawan Secara Online dan Keuntungannya!

7. Menggunakan StaffPlus Kasir Pintar Mudah dalam Pengaturan Jadwal Kerja Karyawan

StaffPlus Plugin merupakan sebuah alat tambahan yang dengan mudah dapat merekam dan memonitor waktu kerja karyawan sambil mengelola kehadiran mereka secara efisien.

Dengan biaya sebesar Rp 22.200 per bulan, plugin ini dapat membantu mengoptimalkan produktivitas karyawan melalui penjadwalan shift yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Dengan StaffPlus, proses pembuatan jadwal kerja dan shift karyawan menjadi lebih sederhana. 

Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyusun jadwal secara manual atau mengatasi masalah jadwal yang tumpang tindih.

Tunggu apalagi, download Kasir Pintar Pro di link bawah ini!