Apa Itu Reimburse dan Bagaimana Cara Kerjanya ?

Reimburse adalah salah satu istilah yang sering kita dengar dalam dunia pekerjaan, terutama dalam kaitannya dengan keuangan perusahaan dan karyawan. Bagi karyawan, reimburse merupakan proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan terlebih dahulu untuk keperluan pekerjaan atau operasional perusahaan. 

Dalam konteks ini, reimburse menjadi salah satu sistem yang mendukung kelancaran operasional bisnis. Namun, bagaimana sebenarnya cara kerja reimburse dan apa saja manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan?

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang pengertian reimburse, manfaatnya, dan bagaimana prosedur yang umum dilakukan untuk pengajuan reimburse di perusahaan.

Pengertian Reimburse

Secara sederhana, reimburse adalah penggantian biaya atau kompensasi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah mengeluarkan uang untuk keperluan pekerjaan. Pengeluaran yang digantikan ini biasanya berkaitan dengan biaya transportasi, akomodasi, makan, hingga pembelian peralatan atau bahan-bahan yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan.

Reimburse dapat diartikan sebagai proses pemulihan finansial yang dilakukan setelah pengeluaran terjadi. Misalnya, jika seorang karyawan harus menghadiri pertemuan di luar kota dan mengeluarkan uang untuk tiket pesawat, hotel, dan makan, karyawan tersebut dapat mengajukan klaim reimburse kepada perusahaan untuk mendapatkan kembali uang yang telah dikeluarkan.

Kapan Reimburse Diperlukan?

Reimburse biasanya diperlukan ketika seorang karyawan mengeluarkan uang dari kantong pribadi untuk keperluan bisnis atau operasional perusahaan. Beberapa contoh situasi yang umum membutuhkan reimburse antara lain:

- Perjalanan dinas: Ketika karyawan harus melakukan perjalanan untuk urusan pekerjaan dan mengeluarkan biaya transportasi, akomodasi, serta makan.

- Pembelian peralatan kantor: Jika ada kebutuhan mendesak untuk membeli peralatan yang tidak tersedia di kantor, karyawan dapat melakukan pembelian sendiri dan mengajukan klaim penggantian biaya.

- Biaya transportasi harian: Dalam beberapa perusahaan, karyawan yang menggunakan kendaraan pribadi untuk kegiatan bisnis seperti mengunjungi klien atau menghadiri rapat di luar kantor bisa mengajukan reimburse biaya bensin atau parkir.

- Biaya hiburan klien: Jika karyawan harus makan atau menghibur klien atas nama perusahaan, biaya tersebut dapat diajukan untuk reimburse.

Jenis-jenis Reimburse

Ada beberapa jenis reimburse yang biasa dilakukan oleh perusahaan, antara lain:

1. Reimburse Transportasi

Biaya transportasi yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kegiatan pekerjaan seperti perjalanan dinas atau mengunjungi klien dapat diajukan untuk penggantian.

2. Reimburse Akomodasi

Jika karyawan harus menginap selama perjalanan dinas, maka biaya hotel atau tempat tinggal sementara juga bisa diganti oleh perusahaan.

3. Reimburse Makan  

Beberapa perusahaan mengijinkan karyawan untuk mengajukan penggantian biaya makan selama perjalanan dinas atau saat melakukan pertemuan bisnis di luar kantor.

4. Reimburse Pembelian Barang atau Peralatan

Dalam situasi tertentu, karyawan mungkin perlu membeli barang-barang untuk keperluan pekerjaan, seperti alat tulis, perangkat elektronik, atau bahan presentasi. Pengeluaran ini bisa diklaim kembali melalui proses reimburse.

5. Reimburse Kesehatan

Dalam beberapa kasus, perusahaan menyediakan kebijakan penggantian biaya kesehatan, di mana karyawan yang membayar pengobatan tertentu dapat meminta reimburse dari perusahaan.

Baca Juga : Employer Branding vs Employee Value Proposition: Apa Bedanya?

Baca Juga : Tips dan Trik untuk Sukses dalam Talent Acquisition di Era Digital

Cara Kerja Reimburse

Prosedur reimburse umumnya terdiri dari beberapa langkah yang harus diikuti oleh karyawan dan perusahaan. Berikut ini adalah cara kerja reimburse yang umum diterapkan di banyak perusahaan:

1. Pengeluaran oleh Karyawan

Proses reimburse dimulai ketika karyawan mengeluarkan uang untuk keperluan pekerjaan. Misalnya, seorang karyawan harus membeli tiket pesawat untuk menghadiri pertemuan dengan klien di luar kota. Setelah biaya dikeluarkan, karyawan tersebut berhak mengajukan klaim reimburse kepada perusahaan.

2. Mengumpulkan Bukti Pengeluaran

Salah satu hal terpenting dalam proses reimburse adalah pengumpulan bukti pengeluaran. Bukti ini biasanya berupa struk, faktur, atau tanda terima yang menunjukkan rincian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan. Tanpa adanya bukti pengeluaran yang valid, klaim reimburse mungkin tidak akan disetujui.

3. Pengajuan Klaim Reimburse

Setelah pengeluaran terjadi dan bukti pengeluaran telah dikumpulkan, langkah berikutnya adalah mengajukan klaim reimburse kepada bagian keuangan atau HRD (Human Resources Department). Banyak perusahaan yang memiliki formulir khusus untuk pengajuan klaim reimburse. Karyawan harus mengisi formulir tersebut dan melampirkan bukti pengeluaran yang relevan.

4. Verifikasi oleh Perusahaan

Setelah klaim diajukan, bagian keuangan atau HRD akan melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa semua biaya yang diajukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Verifikasi ini meliputi pengecekan bukti pengeluaran, keabsahan klaim, serta kesesuaian pengeluaran dengan aturan perusahaan.

5. Persetujuan dan Pembayaran

Setelah klaim diverifikasi dan disetujui, perusahaan akan melakukan penggantian biaya kepada karyawan. Penggantian ini bisa dilakukan melalui transfer bank atau pembayaran tunai, tergantung pada kebijakan perusahaan. 

Biasanya, proses ini memerlukan waktu beberapa hari hingga minggu, tergantung dari prosedur yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan.

Manfaat Reimburse bagi Karyawan dan Perusahaan

1. Mendukung Kelancaran Operasional

Dengan adanya sistem reimburse, karyawan tidak perlu khawatir mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan karena mereka tahu bahwa biaya tersebut akan diganti. Hal ini membantu memastikan kelancaran operasional, terutama saat karyawan harus melakukan tugas yang membutuhkan pengeluaran di luar kantor.

2. Mengurangi Beban Finansial Karyawan

Karyawan tidak perlu menanggung beban finansial untuk kebutuhan pekerjaan, sehingga mereka dapat fokus pada tugas yang harus diselesaikan. Dengan adanya reimburse, perusahaan menunjukkan bahwa mereka menghargai kontribusi karyawan dan tidak ingin membebani mereka secara finansial.

3. Meningkatkan Kepercayaan Karyawan terhadap Perusahaan

Sistem reimburse yang jelas dan adil membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan perusahaan. Karyawan akan merasa lebih dihargai ketika perusahaan dengan cepat dan efisien mengganti biaya yang telah dikeluarkan untuk pekerjaan.

4. Transparansi dan Akuntabilitas

Melalui proses reimburse, perusahaan dapat memantau dan mengontrol pengeluaran operasional secara lebih baik. Dengan adanya bukti pengeluaran yang valid, perusahaan dapat menghindari penyalahgunaan dana dan memastikan semua pengeluaran yang diajukan relevan dengan pekerjaan.

Baca Juga : Menilai Kemampuan Kandidat: Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan

Baca Juga : Peran Screening Interview dalam Menentukan Kecocokan Kandidat

Reimburse merupakan mekanisme penting dalam dunia bisnis yang memungkinkan karyawan mendapatkan penggantian atas biaya yang dikeluarkan untuk keperluan pekerjaan. Dengan adanya sistem reimburse yang baik, perusahaan dapat mendukung kelancaran operasional, mengurangi beban finansial karyawan, serta meningkatkan kepercayaan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. 

Pemahaman yang jelas mengenai cara kerja reimburse, jenis-jenis pengeluaran yang dapat diklaim, serta prosedur pengajuan klaim adalah kunci untuk memastikan sistem ini berjalan lancar dan adil.

Kelola Bisnis Mu dengan Software Kasir 

Aplikasi kasir Android menawarkan banyak keunggulan yang dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dari kemudahan penggunaan hingga pengurangan biaya operasional, aplikasi ini memberikan solusi yang komprehensif

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi