Cara Kerja Point Of Sale

Toko ritel hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, tetapi jika ada satu hal yang paling dibutuhkan setiap toko, jawabannya pasti adalah sistem point of sale (POS).

POS memainkan peran kunci dalam operasi sehari-hari toko mana pun, karena mendorong seluruh proses checkout. 

kamu dapat menggunakan sistem point of sale untuk berjualan, seperti merekap atau mengumpulkan pembayaran dan memastikan bahwa transaksi diproses secara efisien dan cepat 

Bagaimana Cara Kerja Sistem POS

Dalam artikel ini, kita akan melihat kinerja sistem point of sale (POS) serta menjelaskan cara kerjanya. 

Kamu akan mempelajari langkah-langkah yang terlibat dalam proses checkout, serta peran yang dimainkan oleh POS dalam mengelola operasi back office toko ritel.

Apa Itu Sistem POS (Point Of Sale)

Sistem point of sale (terkadang disebut sebagai “aplikasi POS”) adalah sistem yang bisa digunakan untuk memfasilitasi penjualan di dalam toko. 

Ini juga berfungsi sebagai solusi pencatatan untuk transaksi, sehingga memungkinkan untuk melacak pendapatan, inventaris, pelanggan, dan lainnya.

Sistem POS datang dalam berbagai bentuk. Beberapa pengecer mungkin menggunakan kasir yang berbentuk komputer bersama dengan perangkat keras tambahan seperti printer struk dan laci uang. 

Namun ada juga toko retail lain yang lain hanya menggunakan perangkat seluler, seperti iPad sebagai sistem POS mereka.

Pengaturan yang tepat tergantung pada kebutuhan dan pengalaman checkout yang ingin kamu berikan kepada pelanggan.

Apa Saja Bagian Yang Berbeda Dari Sistem POS

Untuk lebih memahami cara kerja sistem POS, pertama-tama kita perlu membahas berbagai komponen yang dapat dimiliki sistem POS. 

Solusi ini umumnya terbuat dari dua bagian utama, yakni : perangkat lunak dan perangkat keras.

1. Perangkat Lunak POS

Perangkat lunak POS adalah program atau aplikasi yang menjalankan berbagai fungsi yang diperlukan di tempat penjualan. 

Pada tingkat paling dasar, perangkat lunak POS memungkinkan untuk menghitung jumlah transaksi, melacak penjualan, dan memantau persediaan.

POS lainnya memiliki penawaran yang lebih canggih misalnya Kasir Pintar, karena memiliki fitur loyalitas bawaan, dan kemampuan pelaporan canggih.

2. Perangkat Keras POS

Perangkat keras mencakup komponen fisik sistem point of sale. Pikirkan perangkat keras sebagai tubuh POS, sedangkan perangkat lunak adalah pikiran. 

Dibawah ini adalah beberapa perangkat keras yang paling umum digunakan dengan sistem POS.

a. Terminal POS

Ini adalah perangkat yang menjalankan perangkat lunak POS, bisa berupa komputer desktop, laptop, atau perangkat seluler (misalnya, ponsel cerdas atau tablet). 

Beberapa penyedia POS mungkin menawarkan perangkat keras yang dirancang khusus disertai fungsi sama dengan perangkat lunak milik mereka, seperti pada sistem POS milik Kasir Pintar.

b. Pembaca Kartu 

Jika ada pelanggan yang ingin membayar melalui kartu kredit atau kartu debit (kamu benar-benar harus menerimanya).

Dari hal itu tentu saja kamu memerlukan pembaca kartu kredit untuk memfasilitasi proses pembayaran itu, bukan? 

Jenis mesin pembaca kartu yang kamu butuhkan akan tergantung pada perangkat lunak serta terminal tempat penjualan. 

Diskusikan opsimu dengan penyedia layanan sistem POS untuk memastikan kamu menggunakan pembaca kartu yang kompatibel dengan solusi mereka.

c. Pemindai Kode Batang (Barcode)

Pemindai ini ideal digunakan untuk toko besar, karena pemindai kode batang dapat menghemat waktu untuk mengetik atau mencari produk secara manual. 

Cukup pindai barcode pada kemasan yang ada di barang, dan sistem POS akan otomatis menambahkan produk ke struk transaksi penjualan.

d. Printer Tanda Terima 

Jika kamu memberikan tanda terima fisik kepada pembeli, maka akan memerlukan perangkat untuk mencetak tanda terima tersebut. 

Di sinilah printer struk masuk. Saat terhubung dengan sistem POS, printer akan otomatis menghasilkan struk saat transaksi selesai.

e. Laci Uang 

Perangkat ini terutama menyimpan uang tunai, sehingga dapat dengan mudah untuk melayani pelanggan yang lebih menyukai metode pembayaran ini. 

Laci kas dapat menyimpan uang tunai sehingga dapat mengumpulkan pembayaran sesuai nominal dan mengeluarkan uang kembalian bila diperlukan.

Baca Juga : Cara mengoptimalkan penjualan ritel dengan display POS

Bagaimana Cara Kerja Sistem Point Of Sale?

Artikel diatas adalah berbagai komponen solusi point of sale (POS), sekarang mari kita lihat bagaimana cara kerjanya. 

Berikut adalah proses langkah demi langkah tentang cara kerja sistem POS :

Sistem point of sale paling terlihat selama proses checkout, yang biasanya melibatkan langkah-langkah berikut.

1. Catat barang yang dibeli

Pertama, pelanggan mempresentasikan barang yang ingin mereka beli ke kasir. 

Ini biasanya berarti pembelanja membawa produk ke area checkout, meskipun beberapa pengecer dapat menerapkan proses checkout saat penjualan.

Dari sana, bagian kasir akan mencatat barang dan jumlah yang dibeli dengan memindainya ke POS (jika ada pemindai kode batang). 

Jika menggunakan POS seluler atau bertransaksi saat bepergian (seperti di suatu acara), merekam item dapat berarti mengetiknya ke perangkat lunak tempat penjualan.

Perangkat lunak kemudian akan merekam data pembelian (nama barang, jumlah, dll) dan menampilkan info di layar.

2. Mengumpulkan dan memproses pembayaran

Setelah semua item ditambahkan ke penjualan, kasir memulai proses pembayaran dengan mengklik atau mengetuk tombol yang sesuai pada tampilan POS.

Pada titik ini, mereka akan bertanya bagaimana pelanggan ingin membayar. 

Jika mereka membayar tunai, maka kasir hanya akan mengambil pembayaran, membuka laci kas, memasukkan uang tunai ke dalam dan menyerahkan kembalian kepada pelanggan (jika diperlukan).

Jika pelanggan menggunakan kartu kredit atau kartu debit maka kasir akan memilih metode pembayaran tersebut di POS dan meminta pelanggan untuk menggesek, mencelupkan atau mengetuk kartu mereka menggunakan pembaca kartu. 

Prosesnya sama untuk pembayaran seluler, tetapi alih-alih menggunakan kartu fisik, pelanggan juga harus mengarahkan ponsel mereka ke terminal kartu kredit.

Pembaca kartu terhubung dan berinteraksi dengan sistem POS untuk mengumpulkan pembayaran dan memproses transaksi dengan aman.

*Catatan : jika sistem POS terintegrasi dengan solusi pembayaran, maka menerima pembayaran akan menjadi proses yang lancar. 

Setelah perangkat pembayaran “membaca” kartu kredit pelanggan, maka secara otomatis akan mengirimkan detail transaksi ke POS, sehingga penjualan dapat diselesaikan tanpa pekerjaan manual dari kasir.

Namun, jika kamu menggunakan solusi yang tidak terintegrasi, maka kasir harus memasukkan jumlah pembayaran secara manual ke software point of sale sebelum menyelesaikan transaksi.

Tak perlu dikatakan, memilih pembayaran terintegrasi menawarkan pengalaman yang jauh lebih menguntungkan bagi tim dan juga pelanggan. 

Ketika POS dan terminal pembayaran dapat "berbicara" satu sama lain, tidak perlu entri data manual, yang berarti lebih sedikit kesalahan dan transaksi lebih cepat.

3. Buat tanda terima

Setelah pembayaran disetujui, sistem POS menyelesaikan penjualan dan menghasilkan tanda terima. 

Bergantung pada pengaturan, ini bisa melibatkan pencetakan tanda terima fisik atau meminta pelanggan untuk memasukkan email atau nomor telepon mereka sehingga mereka hanya dapat memiliki salinan digital.

4. Tawarkan poin loyalitas dan hadiah [opsional]

Ini adalah langkah tambahan yang terjadi di toko ritel yang menawarkan program loyalitas.

Jika kamu berencana memberikan penghargaan kepada pembeli untuk pembelian mereka, maka proses checkout akan melibatkan komponen loyalitas, di mana kamu mesti meminta pelanggan untuk memberikan detail mereka. 

Ini bisa berupa email, nomor telepon, tanggal lahir, atau info apapun yang kamu butuhkan untuk melacak anggota program loyalitas.

Dalam kebanyakan kasus, poin loyalitas dicatat saat penjualan telah disetujui dan sebelum memberikan stempel untuk tanda terima.

Baca Juga : 5 keuntungan menggunakan aplikasi POS

Bagaimana Sistem Point Of Sale Bekerja Di Back Office

Sistem POS tentu saja merupakan bagian penting dari proses checkout, tetapi jangan lupa bahwa itu juga memainkan peran yang sama pentingnya di back office.

Semua langkah yang kami uraikan diatas terjadi di konter kasir, ada beberapa fungsi penting yang terjadi di balik layar, seperti :

1. Memperbarui tingkat persediaan

Saat item ditambahkan ke penjualan, sistem POS sibuk melacak dan mencatat jumlah tersebut di latar belakang, serta memperbarui katalog sesuai dengan itu.

Jadi, jika pelanggan membeli tiga pasang kaus kaki, maka POS akan memperbarui jumlah barang tersebut sehingga selalu memiliki catatan akurat tentang apa yang dimiliki.

Bergantung pada cara kerja sistem POS, ini juga dapat memintamu untuk memesan ulang item tertentu jika jumlahnya berada di bawah ambang batas yang telah ditentukan.

2. Mencatat data pendapatan

Perangkat lunak point of sale juga dapat merekam semua data transaksi yang melewati sistem. 

Ini termasuk penjualan, pembayaran, pengembalian, dan lainnya. Perangkat lunak menghitung dan mengatur semua data itu, dan dalam beberapa kasus dapat menampilkannya di dasbor untuk referensi yang mudah.

Jika solusi titik penjualanmu terhubung ke perangkat lunak akuntansi, maka POS juga dapat menyinkronkan data keuangan untuk membantumu dalam pembukuan,

3. Memperbarui data pelanggan

Jika kamu mengumpulkan dan melacak data pembelanja, sistem POS dapat menjaga semuanya tetap terkendali. 

Ini termasuk merekam info kontak pelanggan, riwayat pembelian, akumulasi poin loyalitas, dan banyak lagi.

Semua hal di atas memungkinkan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas, serta memberdayakan untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien. 

Sebagian besar sistem POS memiliki kemampuan pelaporan yang memungkinkan untuk melacak metrik utama dan menangani kinerja bisnis setiap saat.

Seperti yang kamu lihat, peran POS lebih dari sekadar menelepon penjualan. 

Sistem yang tepat akan membuat operasi berjalan lancar dan membantu dan tim untuk  membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.

4. Pelajari dan dapatkan hasil maksimal dari sistem POS

Sekarang setelah memiliki pemahaman yang lebih baik tentang cara kerja sistem POS, inilah saatnya untuk memanfaatkan pengetahuan itu dengan baik.

Langkah selanjutnya yang harus diambil akan tergantung pada sistem yang kamu miliki saat ini.

5. Pastikan memiliki POS yang solid dalam bisnis

Sebagai permulaan, pastikan kamu menggunakan sistem point of sale yang memenuhi kebutuhanmu.

Pertimbangkan proses yang ada, termasuk pengalaman checkout, manajemen inventaris, pelaporan, dan temukan solusi POS yang mendukung alur kerja bisnismu.

Katakanlah kamu membutuhkan solusi yang menerima pembayaran seluler. Dalam hal ini, kamu harus mengarahkan pandangan pada POS yang kompatibel dengan terminal kartu kredit yang tepat.

Kamu juga harus memikirkan back office dan operasional. 

Apakah kamu sudah memiliki semua info yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dalam hal inventaris dan penjualan? 

Apakah kamu dapat mengintegrasikan berbagai bagian yang bergerak dari bisnis?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan menjelaskan kemampuan yang kamu butuhkan dalam sistem point of sale, sehingga dapat menemukan solusi terbaik untumu.

6. Latih tim 

Sudah memiliki sistem POS yang kamu sukai? 

Pastikan kamu dan tim sepenuhnya memahami kemampuannya sehingga dapat menggunakan sistem dengan baik. 

Baca Juga : Apa itu transaksi melalui POS

Tips Menggunakan Sistem Point Of Sale Dengan Baik

1. Dapatkan pelatihan dan dukungan dari vendor POS 

Lihat apakah penyedia sistem point of sale menawarkan sesi pelatihan untuk membantumu dan tim mempelajari sistemnya. 

Sesi-sesi ini sangat berguna ketika memulai dengan sistem POS, karena mereka akan membantu mengenal fitur-fiturnya dan bagaimana penerapannya pada bisnis secara spesifik.

2. Manfaatkan Sumber Daya Penyedia

Sebagian besar perusahaan POS menyediakan artikel dukungan, panduan langkah demi langkah, dan sumber daya lainnya untuk membantu mempelajari fitur dan kemampuan solusi. 

3. Perbarui Dengan Fitur dan Perkembangan Baru

Penyedia solusi POS secara teratur mengeluarkan fitur dan rilis baru untuk meningkatkan kinerja sistem. 

Perhatikan pembaruan ini. Dengan begitu, ketika fitur yang berguna keluar, kamu dapat memanfaatkannya secepatnya.

Kesimpulan

Kamu baru mengenal cara kerja sistem POS atau sudah memilikinya? tetapi ingin mencari solusi yang lebih baik? Kasir Pintar dapat membantumu.

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi.

Kamu juga bisa coba gratis selama 30 Hari dan mendapatkan fitur lengkap dari Kasir Pintar Pro.