Mengetahui Manfaat dan Tujuan dari Helpdesk untuk Perusahaan!

Helpdesk adalah bagian yang penting bagi perusahaan dalam meningkatkan kemajuan bisnis. 

Bagian ini berfungsi sebagai sarana bagi pelanggan untuk melaporkan masalah atau keluhan terkait produk atau layanan yang diberikan oleh perusahaan.

Sebagai pelanggan, kita seringkali menggunakan helpdesk untuk meminta bantuan atau solusi dari masalah yang kita hadapi. 

Dalam hal ini, helpdesk sangat membantu perusahaan dalam memperbaiki produk atau layanan yang disediakan, serta memperbaiki kualitas pelayanan yang diberikan.

Dengan adanya helpdesk, perusahaan dapat mengetahui kekurangan dan kelemahan yang ada pada produk atau layanan yang disediakan. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan perbaikan dan pengembangan produk atau layanan yang lebih baik di masa depan.

Dapat disimpulkan bahwa helpdesk adalah bagian penting bagi perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menciptakan bisnis yang sukses dan berkembang.

Apa Itu Helpdesk? 

Menurut Tech Target, Helpdesk adalah sebuah sistem yang disediakan oleh perusahaan atau bisnis untuk memberikan informasi dan dukungan terhadap pelanggan yang terkait dengan produk atau layanan yang ditawarkan oleh bisnis tersebut.

Helpdesk juga merupakan bagian dari departemen di dalam perusahaan dan merupakan bagian dari organisasi perusahaan itu sendiri. Selain itu, helpdesk juga berfungsi untuk menyediakan layanan yang berkaitan dengan teknologi.

Beberapa jenis perusahaan yang perlu memiliki departemen helpdesk di antaranya adalah perusahaan layanan jaringan yang berkaitan dengan IT, dan perusahaan yang ingin memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. 

Departemen helpdesk bertujuan untuk memecahkan dan memberikan solusi atas permasalahan pelanggan. Hal tersebut membuat peran departemen helpdesk sangat besar dalam mengembangkan bisnis.

Layanan helpdesk untuk pelanggan tersedia dalam berbagai pilihan, mulai dari pesan singkat, email, hingga aplikasi lainnya. 

Bagaimana cara kerja helpdesk? Penjelasan lengkapnya dapat kamu simak di bawah ini!

Baca Juga: Fast Customer Service: 9 Cara Mudah Meningkatkan Bisnis Retail!

Alasan Helpdesk sangat Penting!

Departemen atau bagian helpdesk memainkan peran penting bagi perusahaan, terutama bagi perusahaan yang ingin memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan. 

Departemen ini berperan sebagai sarana komunikasi efektif dengan pelanggan, yang memungkinkan perusahaan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan untuk menyelesaikan masalah mereka. 

Dalam hal ini, peran dan tugas helpdesk adalah untuk memfasilitasi interaksi yang lebih baik dengan pelanggan, sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih baik tentang pelanggan dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

Sistem helpdesk dapat memberikan wawasan terkait setiap aktivitas yang dilakukan oleh pelanggan, termasuk memberikan data analitik terhadap kinerja tim support yang dapat memberikan akses secara langsung. 

Dampaknya, bisnis dapat menjadi lebih baik karena dapat memberikan evaluasi dan membuat keputusan yang tepat, terutama terkait pelayanan terhadap pelanggan.

Dahulu, tugas helpdesk dilakukan secara manual melalui telepon atau email. 

Namun, dengan perkembangan teknologi, perusahaan kini dapat menggunakan sistem helpdesk berbasis internet dalam bentuk aplikasi atau software. 

Dengan penerapan perangkat lunak tersebut, perusahaan dapat mengurangi dampak negatif dari masalah pelanggan yang tidak terduga. 

Setiap keluhan dan pertanyaan dari pelanggan adalah data dan informasi yang digunakan sebagai bahan untuk evaluasi dan mempelajari pelanggan sehingga bisa memberikan kebijakan dan pelayanan yang lebih baik.

Ini pada gilirannya meningkatkan kepuasan pelanggan, kepercayaan pelanggan kepada perusahaan, dan memaksimalkan kesempatan untuk meningkatkan pemasukan dan keuntungan.

Perusahaan merasakan peran dari helpdesk yang begitu penting. Maka, tanggung jawab helpdesk sendiri mendapatkan perhatian yang lebih karena dapat memberikan dampak bagi perusahaan. 

Perusahaan dapat memberikan solusi terkait masalah yang dihadapi oleh pelanggan dan menangani account pengguna/pelanggan dengan cara yang sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.

Tugas dari helpdesk memiliki dua tugas utama. Pertama, mencatat dan menangani setiap masalah pelanggan sesuai dengan SOP yang berlaku. 

Kedua, membuat laporan atas permasalahan yang berhasil diatasi dan diselesaikan dengan baik sebagai data dan bahan evaluasi.

Cara kerja dari helpdesk pada dasarnya untuk memberikan solusi kepada setiap pelanggan. Pekerjaannya dimulai saat ada tiket pelanggan yang masuk. 

Tiket tersebut berisi keluhan dan pertanyaan pelanggan terkait layanan dan produk yang ditawarkan. 

Tiket tersebut akan diproses oleh tim support hingga pelanggan mendapatkan solusi terbaik untuk setiap permasalahan yang dihadapi. 

Dalam prosesnya, terdapat tahapan yang menggambarkan tingkatan masalah yang diajukan oleh pelanggan.

Oleh karena itu, biasanya perusahaan akan membagi beberapa sistem helpdesk yang berdasarkan tingkat kompleksitas. 

Manfaat Helpdesk

Setelah memahami definisi dan cara kerjanya, kini pertanyaannya adalah apa manfaat dan fungsinya bagi perusahaan?

Dalam kesempatan ini, kita akan membahas secara lengkap manfaat dan fungsinya bagi perusahaan. Mari kita simak penjelasannya!

1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Manfaat pertama adalah dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, karena perusahaan dapat dengan mudah menangani masalah yang dihadapi oleh pelanggan.

Para peneliti telah menunjukkan bahwa 76% pelanggan pernah mengalami pengalaman buruk yang mempengaruhi nilai merek atau produk.

Perusahaan perlu segera menangani pengalaman buruk pelanggan tersebut agar tidak kehilangan pelanggan dan tidak mengalami penurunan nilai merek.

Dengan menggunakan helpdesk, perusahaan dapat mengatasi pengalaman buruk pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta meningkatkan citra merek, produk, dan perusahaan itu sendiri.

2. Meningkatkan Kualitas dan Layanan

Helpdesk juga dapat meningkatkan kualitas dan layanan kepada pelanggan.

Setiap masalah yang dilaporkan oleh pelanggan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan peningkatan kualitas layanan. Dengan memiliki data dari helpdesk, masalah yang muncul dapat segera diatasi dan diperbaiki sehingga meningkatkan kualitas layanan.

Oleh karena itu, kualitas dan layanan pelanggan pun akan meningkat menjadi lebih baik sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pelanggan.

3. Menghemat Biaya

Keberadaan helpdesk juga dapat menghemat biaya.

Meskipun membutuhkan SDM atau karyawan untuk menjalankan tugasnya, namun hal tersebut tidak membutuhkan biaya besar.

Dibandingkan dengan kehilangan kepercayaan pelanggan, keberadaan helpdesk jauh lebih efisien dan menghemat biaya.

Biaya yang dikeluarkan untuk SDM dan karyawan dapat meningkatkan produktivitas dan layanan sehingga meningkatkan pendapatan dan pelayanan.

Penutup

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa helpdesk memberikan manfaat dan fungsinya yang penting bagi keberlangsungan bisnis sebuah perusahaan. 

Dengan helpdesk, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kualitas dan layanan, serta menghemat budget.

Oleh karena itu, setiap perusahaan seharusnya mempertimbangkan untuk menggunakan helpdesk sebagai bagian dari strategi bisnis mereka. 

Dengan begitu, perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik, meningkatkan citra brand dan produk, serta memperkuat hubungan dengan pelanggan. 

Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang manfaat dan fungsinya dari helpdesk.

Baca Juga: Intip Cara Membangun Brand Trust Kepada Customer!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.