Panduan Memilih HRIS yang Tepat untuk Bisnis

Memilih Human Resource Information System (HRIS) yang tepat adalah langkah penting bagi bisnis dalam mengelola sumber daya manusia dengan efisien. HRIS yang baik dapat membantu mengotomatisasi proses administrasi, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Namun, dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasar, memilih HRIS yang tepat bisa menjadi tantangan. Artikel ini akan memberikan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

 1. Memahami Kebutuhan Bisnis

Analisis Kebutuhan

Langkah pertama dalam memilih HRIS adalah memahami kebutuhan spesifik bisnis Anda. Lakukan analisis kebutuhan untuk mengidentifikasi masalah yang ingin Anda selesaikan dengan HRIS. Beberapa pertanyaan yang bisa Anda pertimbangkan:

- Apa saja proses HR yang saat ini memerlukan otomatisasi?

- Apakah Anda membutuhkan HRIS untuk manajemen gaji, rekrutmen, pelatihan, atau semua fungsi HR?

- Berapa jumlah karyawan yang akan menggunakan sistem ini?

- Apakah Anda memerlukan fitur khusus seperti integrasi dengan sistem lain atau kemampuan pelaporan lanjutan?

Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Libatkan pemangku kepentingan utama dalam proses pemilihan HRIS, termasuk tim HR, IT, dan manajemen. Mereka akan memberikan perspektif yang berharga tentang kebutuhan dan ekspektasi mereka terhadap sistem baru.

2. Menentukan Anggaran

Anggaran HRIS

Tentukan anggaran yang realistis untuk investasi HRIS. Ingatlah bahwa biaya HRIS tidak hanya mencakup biaya lisensi, tetapi juga biaya implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan. Pastikan anggaran mencakup semua aspek ini.

Pertimbangan ROI

Pertimbangkan return on investment (ROI) yang diharapkan dari penggunaan HRIS. Sistem yang lebih mahal mungkin memiliki fitur yang lebih canggih dan dapat memberikan ROI yang lebih tinggi dalam jangka panjang.

3. Mengevaluasi Fitur HRIS

Fitur Utama

Pastikan HRIS yang Anda pilih memiliki fitur utama yang Anda butuhkan. Beberapa fitur penting yang perlu dipertimbangkan meliputi:

- Manajemen Data Karyawan: Kemampuan untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan secara terpusat.

- Penggajian: Fitur untuk mengelola penggajian, potongan, dan laporan pajak.

- Rekrutmen: Alat untuk mengelola proses rekrutmen, mulai dari iklan pekerjaan hingga seleksi kandidat.

- Pelatihan dan Pengembangan: Modul untuk mengelola pelatihan karyawan dan pengembangan keterampilan.

- Manajemen Kinerja: Fitur untuk menilai dan melacak kinerja karyawan.

Fitur Tambahan

Pertimbangkan juga fitur tambahan yang mungkin bermanfaat bagi bisnis, seperti:

- Self-Service: Portal self-service untuk karyawan dan manajer.

- Integrasi: Kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain seperti software akuntansi atau aplikasi produktivitas.

- Mobile Access: Akses melalui perangkat mobile untuk kemudahan penggunaan di mana saja dan kapan saja.

4. Menilai Vendor HRIS

Reputasi dan Pengalaman

Teliti reputasi dan pengalaman vendor HRIS. Carilah vendor dengan rekam jejak yang baik dalam menyediakan solusi HRIS. Anda bisa membaca ulasan pelanggan, studi kasus, atau meminta referensi dari klien yang sudah menggunakan produk mereka.

Dukungan dan Layanan

Periksa layanan dukungan yang ditawarkan oleh vendor. Dukungan yang baik sangat penting untuk memastikan sistem berjalan dengan lancar. Tanyakan tentang opsi dukungan yang tersedia, seperti dukungan 24/7, pelatihan pengguna, dan bantuan teknis.

Keamanan Data

Pastikan vendor HRIS memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data karyawan Anda. Tanyakan tentang enkripsi data, kontrol akses, dan kebijakan privasi mereka.

Baca Juga : Manfaat Menggunakan HRIS dalam Mengelola Sumber Daya Manusia

Baca Juga : Strategi Jitu Mengatasi Barang Tidak Laku Cara Meningkatkan Penjualan dan Mengurangi Stok Tersisa

5. Uji Coba dan Demo

Demo Produk

Minta demo produk dari vendor yang telah Anda seleksi. Demo ini akan memberi Anda gambaran tentang bagaimana sistem bekerja dan apakah sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan.

Uji Coba Gratis

Jika memungkinkan, manfaatkan uji coba gratis yang ditawarkan oleh vendor. Uji coba ini memungkinkan Anda untuk menguji fitur-fitur sistem secara langsung dan melihat bagaimana sistem tersebut berfungsi dalam konteks bisnis.

6. Pertimbangan Implementasi

Proses Implementasi

Tanyakan tentang proses implementasi HRIS. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem? Apa saja langkah-langkah yang terlibat? Pastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang proses implementasi untuk menghindari kejutan di kemudian hari.

Pelatihan Pengguna

Pastikan vendor menyediakan pelatihan yang memadai untuk pengguna sistem. Pelatihan ini penting agar karyawan dapat menggunakan HRIS dengan efektif dan memaksimalkan manfaat dari sistem tersebut.

7. Mengevaluasi Keberlanjutan dan Skalabilitas

Skalabilitas

Pilih HRIS yang dapat berkembang bersama bisnis Anda. Sistem yang skalabel memungkinkan Anda menambah pengguna, fitur, atau modul tambahan saat bisnis Anda berkembang.

Pembaruan dan Inovasi

Tanyakan tentang rencana pembaruan dan inovasi produk dari vendor. Vendor yang terus berinovasi dan mengembangkan produk mereka akan memastikan HRIS Anda tetap up-to-date dengan teknologi terbaru dan kebutuhan bisnis yang berkembang.

8. Membuat Keputusan Akhir

Membandingkan Pilihan

Setelah mengevaluasi beberapa vendor dan produk HRIS, buat perbandingan yang menyeluruh berdasarkan fitur, biaya, dukungan, dan pengalaman pengguna. Gunakan matriks keputusan untuk membantu Anda membandingkan setiap opsi secara objektif.

Pengambilan Keputusan

Libatkan tim manajemen dan pemangku kepentingan lainnya dalam pengambilan keputusan akhir. Pastikan semua pihak yang terlibat setuju dengan pilihan HRIS yang dipilih.

Baca Juga : Peran HRD dalam Membangun Budaya Perusahaan yang Kuat dan Produktif

Baca Juga : Mengelola Stok Kelontong Tips dan Trik untuk Efisiensi Profitabilitas 

Memilih HRIS yang tepat adalah investasi penting bagi bisnis Anda. Dengan mengikuti panduan langkah demi langkah ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan tujuan bisnis Anda. HRIS yang tepat akan membantu mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien, meningkatkan produktivitas, dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Kelola Bisnis Mu dengan Software Kasir 

Selain keuntungan, tahapan di atas, Anda juga harus memperhatikan pencatatan bisnis, agar pengelolaan keuangan bisnis dapat berjalan lebih baik. Salah satunya dengan menggunakan Aplikasi Kasir Pintar .

Sebagai software Kasir, Pencatatan secara digital dapat membantu Anda mengelola keuangan  bisnis lebih detail dan akurat, juga membantu Anda untuk memproses produksi dengan lebih baik, mulai dari pencatatan awal pengumpulan modal hingga laporan laba rugi serta keluar masuknya uang kita agar tidak tercampur dengan keuangan pribadi. 

Sebagai salah satu software kasir pintar terbaik di Indonesia, Aplikasi kasir pintar memiliki berbagai plugin yang dapat dipakai jika terdapat kebutuhan tambahan. Salah satunya Plugin Business Account yang bertujuan mendapatkan fitur kelola bisnis yang lebih lengkap dengan Aplikasi Kasir pitar Pro.