Sebelum Memilih Software HR di Indonesia: 4 Hal Penting yang Perlu Dipertimbangkan!

Pesatnya kemajuan dalam dunia digital telah mengubah cara kita menangani tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual. 

Tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi telah mempercepat dan menyederhanakan banyak hal.

Salah satu area yang sangat terbantu oleh teknologi adalah pengelolaan sumber daya manusia. 

Semakin besar sebuah perusahaan, semakin kompleks pula manajemen internalnya. 

Oleh karena itu, baik perusahaan besar maupun startup kini mengandalkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) untuk membantu mengelola kebutuhan SDM mereka. 

Langkah ini diambil untuk mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi jika proses tersebut masih dilakukan secara manual.

Apa itu Human Resources Information System (HRIS)?

Di setiap perusahaan, ada sebuah divisi yang disebut SDM atau HRD. Divisi ini bertanggung jawab untuk merekam absensi, menghitung gaji, menghitung cuti, dan tugas-tugas serupa lainnya. 

Pekerjaan semacam ini memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi dan harus bebas dari kesalahan. 

Namun, terdapat risiko kesalahan dalam proses-proses ini. Oleh karena itu, dengan kemajuan pesat di dunia digital, banyak program telah dikembangkan untuk membantu kegiatan HR dengan satu software, yaitu HRIS.

Human Resource Information System adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola manajemen SDM, termasuk pencatatan absensi, perhitungan gaji, penghitungan cuti, pengelolaan klaim, dan sebagainya, dalam satu software.

Perusahaan besar atau startup dapat menggunakan HRIS untuk menyederhanakan proses pengelolaan SDM di perusahaan mereka. 

Namun, sebelum memilih HRIS yang tepat, pertimbangkan beberapa faktor di bawah ini agar pengelolaan tersebut dapat optimal.

Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan sebelum Memilih HRIS

Untuk memastikan penggunaan Human Resource Information System (HRIS) yang optimal, diperlukan kesiapan baik dari segi internal maupun eksternal. 

Memiliki HRIS tidak hanya memperbaiki proses pengelolaan data karyawan, tetapi juga mempermudah karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas seperti absensi, pengajuan cuti, dan kebutuhan lainnya.

1. Biaya Investasi

Saat mempertimbangkan penggunaan HRIS di perusahaan Anda, salah satu aspek yang paling vital adalah biaya investasi.

Implementasi HRIS adalah investasi jangka panjang yang dapat mengubah cara perusahaan mengelola sumber daya manusia. 

Oleh karena itu, pemahaman yang mendalam tentang biaya yang terlibat sangat penting.

2. Biaya Lisensi

Biaya lisensi adalah biaya dasar yang biasanya dibutuhkan untuk membeli perangkat lunak HRIS. 

Besarnya biaya ini bervariasi tergantung pada penyedia HRIS dan fitur-fitur yang disertakan dalam lisensi.

3. Biaya Implementasi

Implementasi HRIS memerlukan sumber daya dan waktu untuk mengkonfigurasi perangkat lunak sesuai kebutuhan perusahaan Anda. 

Ini mencakup biaya konsultan atau tim internal yang terlibat dalam proses ini.

4. Biaya Pelatihan

Pelatihan karyawan untuk menggunakan HRIS dengan efektif merupakan investasi penting. 

Biaya ini mencakup pelatihan untuk mengajarkan karyawan cara menggunakan sistem dengan optimal.

5. Biaya Pemeliharaan

Setelah implementasi, HRIS memerlukan pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak secara berkala. 

Pastikan Anda memahami biaya pemeliharaan yang terkait.

6. Biaya Dukungan

Dukungan teknis mungkin diperlukan untuk membantu karyawan mengatasi masalah saat menggunakan HRIS.

Penting untuk menghitung Total Cost of Ownership (TCO) selama beberapa tahun ke depan. 

Ini mencakup biaya awal, biaya implementasi, biaya pelatihan, biaya pemeliharaan, dan biaya dukungan. 

Dengan pemahaman yang jelas tentang biaya-biaya ini, perusahaan dapat membuat anggaran yang akurat dan memutuskan apakah investasi dalam HRIS adalah keputusan yang bijaksana.

Jika anggaran perusahaan terbatas, Anda dapat mempertimbangkan opsi seperti mencoba versi uji coba HRIS atau memanfaatkan demo yang disediakan oleh penyedia HRIS. 

Ini dapat memberikan wawasan yang lebih baik tentang apakah HRIS tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda sebelum melakukan investasi penuh.

Baca Juga: 3 Jenis Perangkat Lunak HRIS yang Paling Populer di Indonesia saat Ini!

Faktor Pertumbuhan Perusahaan dalam Pemilihan HRIS

Saat memilih Human Resource Information System (HRIS), pertumbuhan perusahaan merupakan pertimbangan kritis yang harus diperhitungkan. 

HRIS bukan hanya alat untuk mengelola sumber daya manusia saat ini, tetapi juga harus memiliki kemampuan untuk mendukung perkembangan perusahaan di masa mendatang.

1. Skalabilitas

Pastikan HRIS yang dipilih dapat dengan mudah disesuaikan dan diperluas seiring dengan pertumbuhan perusahaan. 

Ini mencakup kemampuan untuk menambahkan lebih banyak karyawan, cabang baru, atau unit bisnis tambahan ke dalam sistem tanpa kesulitan.

2. Fitur yang Mendukung Pertumbuhan

HRIS yang efektif harus memiliki fitur-fitur yang mendukung perkembangan perusahaan. 

Contohnya, kemampuan untuk mengelola penggajian dan absensi karyawan dengan cepat ketika perusahaan mengalami pertumbuhan.

3. Kemampuan Prediktif

HRIS yang canggih dapat memberikan analisis dan prediksi yang membantu perusahaan merencanakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. 

Ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada data dan proyeksi yang akurat.

4. Integrasi dengan Aplikasi Lain

Penting untuk memastikan bahwa HRIS dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem lain yang mungkin digunakan oleh perusahaan saat ini atau akan digunakan di masa depan. 

Integrasi yang lancar memfasilitasi pertukaran data antara berbagai departemen dan aplikasi dalam perusahaan.

Ketika memilih HRIS, penting untuk mempertimbangkan visi jangka panjang perusahaan. Bagaimana Anda melihat perkembangan bisnis perusahaan dalam lima hingga sepuluh tahun ke depan? 

HRIS yang Anda pilih harus dapat beradaptasi dengan visi ini dan menjadi mitra yang efisien dalam mencapai tujuan pertumbuhan perusahaan.

Integrasi yang Efektif dalam Penggunaan HRIS

Integrasi merupakan unsur kunci dalam penggunaan HRIS yang efisien. 

Sebuah HRIS yang berkualitas harus memiliki kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam perusahaan Anda. 

Integrasi memungkinkan pertukaran data yang lancar antara berbagai departemen dan sistem, menghindari tugas ganda, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Sebelum memilih HRIS, pertimbangkan aspek-aspek berikut terkait dengan integrasi:

1. Integrasi dengan Sistem Keuangan

Integrasi HRIS dengan sistem keuangan memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien terhadap gaji dan manfaat karyawan. 

Informasi relevan seperti perubahan status karyawan atau pemotongan gaji dapat dengan mudah disinkronkan.

2. Integrasi dengan Sistem Keamanan

Keamanan data adalah prioritas utama dalam pengelolaan informasi karyawan. 

Pastikan HRIS terintegrasi dengan sistem keamanan yang sudah ada untuk melindungi data karyawan dengan optimal.

3. Integrasi dengan Aplikasi Perangkat Lunak Lain

Perusahaan Anda mungkin menggunakan berbagai aplikasi perangkat lunak lain dalam operasinya, seperti sistem manajemen proyek, sistem manajemen penjualan, atau sistem manajemen inventaris. 

HRIS harus mampu berintegrasi dengan aplikasi-aplikasi ini untuk memfasilitasi pertukaran data yang efisien antara berbagai platform.

4. Kemampuan API

Pastikan HRIS dilengkapi dengan Application Programming Interface (API) yang kuat. 

API yang baik memungkinkan integrasi yang mudah dengan aplikasi lain yang mungkin akan Anda gunakan di masa mendatang.

Integrasi yang efektif memungkinkan perusahaan mengoptimalkan penggunaan HRIS dan memperoleh nilai maksimal dari sistem tersebut. 

Selain itu, integrasi yang baik juga membantu mencegah kesalahan data yang mungkin terjadi ketika melakukan penginputan manual.

Kesiapan Internal dalam Mengadopsi HRIS

Kesiapan internal perusahaan merupakan faktor kunci yang harus dipertimbangkan sebelum mengimplementasikan HRIS. 

Proses implementasi HRIS dapat mengubah cara perusahaan mengelola data dan proses sumber daya manusia, memerlukan kerjasama dari berbagai departemen dan karyawan.

Beberapa pertimbangan penting mengenai kesiapan internal meliputi:

1. Kemampuan Teknologi Karyawan

Evaluasi apakah karyawan perusahaan memiliki keterampilan teknologi yang cukup untuk menggunakan HRIS. 

Jika tidak, pelatihan mungkin diperlukan untuk membiasakan mereka dengan teknologi baru atau perubahan besar dalam sistem.

2. Akses Data

Tentukan apakah perusahaan akan memberikan akses penuh kepada data kepada karyawan atau hanya kepada sejumlah bagian tertentu. 

Aspek ini harus dipertimbangkan dengan cermat, terutama dalam konteks kebijakan privasi dan keamanan data.

3. Kolaborasi Antar Departemen

Implementasi HRIS sering melibatkan beberapa departemen seperti SDM, keuangan, dan IT. 

Pastikan terdapat komunikasi yang efektif antara departemen-departemen ini dan pemahaman yang jelas tentang dampak HRIS terhadap operasi mereka.

4. Perubahan dalam Proses Kerja

HRIS mungkin memerlukan penyesuaian dalam beberapa proses kerja yang sudah ada. 

Pastikan bahwa perusahaan siap untuk mengakomodasi perubahan tersebut dan memastikan bahwa karyawan dapat menerima perubahan dengan baik.

5. Dukungan dari Manajemen Tingkat Tinggi

Kesiapan internal juga mencakup dukungan penuh dari manajemen tingkat tinggi. 

Manajemen harus memahami nilai HRIS dan memberikan dukungan yang diperlukan selama proses implementasi.

6. Rencana Pengelolaan Perubahan

Penting bagi perusahaan memiliki rencana pengelolaan perubahan yang efektif untuk menyelenggarakan transisi ke HRIS dengan lancar. 

Ini mencakup komunikasi yang jelas kepada karyawan mengenai perubahan yang akan terjadi.

Memahami kesiapan internal perusahaan merupakan kunci kesuksesan implementasi HRIS. 

Jika perusahaan tidak siap untuk mengadopsi perubahan yang diperlukan, implementasi HRIS bisa menghadapi tantangan besar.

Kesimpulan

Memilih Human Resource Information System (HRIS) merupakan keputusan krusial yang akan mempengaruhi cara perusahaan Anda mengelola sumber daya manusia dan operasi bisnis secara menyeluruh. 

Sebelum Anda membuat keputusan, pertimbangkan dengan cermat biaya investasi, pertumbuhan perusahaan, integrasi, dan kesiapan internal perusahaan Anda.

Tak hanya itu, pastikan Anda memiliki pemahaman mendalam mengenai kebutuhan khusus perusahaan Anda dan tujuan jangka panjang Anda dalam mengadopsi HRIS. 

Dengan perencanaan yang matang dan pemahaman yang mendalam tentang faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan, Anda dapat memilih HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda. 

Dengan demikian, Anda dapat mengoptimalkan penggunaannya untuk mencapai tujuan bisnis Anda secara efektif dan efisien.

Baca Juga: Ketahui Pentingnya Sistem HRIS bagi Perusahaan saat Ini!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar.

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.