Cara Buat Auto Reply Pesan untuk WhatsApp & Instagram dengan Mudah

Di dunia bisnis digital yang serba cepat, pelanggan mengharapkan respon instan saat mereka menghubungi penjual.
Namun, tidak mungkin kamu selalu online 24 jam, bukan? Nah, di sinilah fitur auto reply atau balasan otomatis jadi penyelamat.

Dengan auto reply, pesan dari pelanggan bisa dijawab otomatis bahkan saat kamu sedang sibuk.
Fitur ini membantu menjaga komunikasi tetap aktif dan membuat bisnis terlihat profesional.

Dalam artikel ini, kamu akan belajar cara mudah membuat auto reply untuk WhatsApp dan Instagram tanpa ribet. Yuk, kita mulai! 

Apa Itu Auto Reply dan Mengapa Penting?

Auto reply adalah pesan otomatis yang dikirim saat seseorang menghubungi akun kamu, baik lewat WhatsApp maupun Instagram.
Fitur ini sangat berguna untuk bisnis karena membantu menyapa pelanggan secara instan, memberikan informasi penting seperti jam operasional, serta memastikan pelanggan tahu bahwa pesannya sudah diterima.

Dengan adanya auto reply, pelanggan tidak merasa diabaikan. Bahkan, survei menunjukkan bahwa bisnis dengan respon lebih cepat cenderung mendapatkan penjualan hingga 70% lebih tinggi dibanding yang lambat membalas pesan.

Cara Membuat Auto Reply di WhatsApp Business

Bagi pengguna WhatsApp Business, kamu sudah bisa membuat auto reply langsung dari aplikasi tanpa perlu alat tambahan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Gunakan WhatsApp Business

Pastikan kamu sudah memakai versi WhatsApp Business, bukan WhatsApp pribadi.
Aplikasi ini bisa diunduh gratis di Play Store atau App Store.

2. Masuk ke Setelan Fitur Bisnis

Buka menu titik tiga di pojok kanan atas, lalu pilih Fitur Bisnis.
Setelah itu, pilih Pesan di luar jam kerja atau Pesan sambutan, tergantung kebutuhanmu.

3. Aktifkan Pesan Otomatis

Nyalakan opsi Kirim pesan otomatis.
Ketik pesan yang ingin kamu kirim, contohnya:

“Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami 😊
Kami akan membalas pesan Anda pada jam kerja:
Senin–Jumat, pukul 08.00–17.00 WIB.”

4. Pilih Siapa yang Menerima Pesan

Kamu bisa mengatur agar pesan otomatis dikirim ke semua orang, hanya pelanggan baru, atau kontak tertentu saja.

5. Tentukan Waktu Aktif

Atur waktu kapan pesan auto reply akan dikirim, misalnya di luar jam kerja atau setiap kali ada pesan baru masuk.

Kamu juga bisa menambahkan Quick Replies, yaitu pesan singkat yang bisa dikirim cepat dengan mengetik kode seperti /harga atau /alamat.

Cara Membuat Auto Reply di Instagram

Instagram juga menyediakan fitur auto reply untuk akun Profesional (Bisnis atau Kreator).
Kamu bisa membuat pesan otomatis untuk DM pelanggan tanpa aplikasi tambahan.

1. Ubah ke Akun Profesional

Masuk ke Profil > Pengaturan > Jenis Akun > Ubah ke Akun Profesional.
Pilih kategori yang sesuai, seperti “Bisnis” atau “Kreator.”

2. Buka Pengaturan Pesan

Masuk ke Inbox (Kotak Masuk), lalu pilih menu Tools di bagian atas dan buka Pesan Instan Otomatis (Automated Responses).

3. Tambahkan Balasan Cepat

Aktifkan fitur Quick Replies dan tulis pesan yang ingin dikirim otomatis, misalnya:

“Terima kasih sudah menghubungi kami! 😊
Kami akan membalas pesan Anda secepatnya.
Untuk melihat katalog, silakan klik link di bio kami.”

4. Gunakan Meta Business Suite

Jika ingin fitur lebih lengkap, gunakan Meta Business Suite (tersedia di desktop dan aplikasi).
Dengan platform ini, kamu bisa mengatur auto reply, membuat pesan sambutan, menjadwalkan balasan, dan memantau semua DM dari Instagram dan Facebook di satu tempat.

Cara Lain: Gunakan Aplikasi Auto Reply Tambahan

Selain fitur bawaan, kamu juga bisa menggunakan aplikasi pihak ketiga untuk membuat auto reply yang lebih canggih.
Beberapa contohnya adalah WATI, Respond.io, Zoko.io, dan AutoResponder for WA.

Aplikasi ini bisa membantu kamu:

• Membuat balasan berdasarkan kata kunci (misalnya pelanggan mengetik “harga”, lalu bot mengirim daftar harga),
  
  
• Mengirim katalog atau link otomatis,
  
  
• Menjalankan promosi dan broadcast pesan ke pelanggan.
  
  

Contohnya:

Pelanggan: “Harga sepatu berapa?”
Bot: “Hai Kak!
Untuk daftar harga lengkap, silakan klik link berikut: bit.ly/tokokami”

Dengan sistem seperti ini, kamu bisa memberikan kesan cepat dan profesional, bahkan tanpa admin yang selalu standby.

Tips Membuat Pesan Auto Reply yang Efektif

Agar pesan otomatis kamu tetap terasa ramah dan tidak seperti robot, ikuti beberapa tips berikut:

1. Gunakan bahasa yang sopan dan hangat.
   Misalnya, mulai dengan sapaan seperti “Halo Kak” atau “Selamat datang di [Nama Bisnis].”
   
   
2. Berikan informasi penting.
   Cantumkan jam kerja, link katalog, atau cara order.
   
   
3. Hindari pesan terlalu panjang.
   Buat pesan singkat, padat, dan mudah dipahami.
   
   
4. Tambahkan emoji seperlunya.
   Gunakan emoji agar pesan terlihat lebih ramah, tapi jangan berlebihan.
   
   
5. Selalu perbarui isi pesan.
   Ganti sesuai promo, jadwal, atau perubahan layanan.
   
   

Contoh pesan efektif:

“Hai Kak! 👋
Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis].
Admin sedang offline dan akan membalas pesan Kakak besok pagi pukul 08.00 WIB.
Sementara itu, Kakak bisa lihat katalog produk kami di link berikut: bit.ly/katalogkami.”

Manfaat Menggunakan Auto Reply untuk Bisnis

Mengaktifkan auto reply membawa banyak keuntungan untuk bisnis kamu.
Pertama, pelanggan merasa lebih dihargai karena pesannya langsung dibalas.
Kedua, kamu bisa menghemat waktu karena tidak perlu membalas pesan satu per satu.
Ketiga, auto reply membantu bisnis tetap aktif 24 jam, bahkan ketika kamu sedang istirahat.

Selain itu, kesan profesional juga meningkat pelanggan akan menganggap bisnismu tertata, cepat tanggap, dan terpercaya.
Dengan begitu, peluang penjualan pun semakin besar.

Baca Juga : Kenapa Aplikasi POS Wajib Dimiliki Setiap Pemilik Usaha

Baca Juga : Aplikasi Kasir Online Cloud : Solusi Mengelola Transaksi dan Stok Bisnis

Membuat auto reply WhatsApp dan Instagram tidak sulit, tapi dampaknya besar untuk bisnis kamu.
Dengan fitur ini, kamu bisa menjaga komunikasi tetap aktif, memberikan pelayanan cepat, dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Mulailah dari fitur bawaan WhatsApp Business dan Instagram Professional, lalu kembangkan dengan aplikasi tambahan jika bisnismu sudah tumbuh pesat.
Ingat, pelanggan yang ditanggapi cepat lebih mudah jadi pelanggan tetap. 

Rekomendasi Aplikasi Kasir Android yang Tepat

Biar pencatatan tokomu semakin terorganisir, yuk pakai aplikasi kasir, coba dulu sekarang Gratis 30 Hari Percobaan Loh ! 

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi Android seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Pintar HR: Solusi HRIS Modern untuk Bisnis Masa Kini

Kini hadir! Pintar HR sudah bisa diunduh di Playstore dan siap menjadi solusi terbaik untuk manajemen karyawan yang lebih efisien dan terorganisir. Dengan sistem HRIS berbasis cloud, Anda bisa memantau kehadiran, mencatat rekap absensi, hingga mengelola penggajian secara otomatis dari mana saja.

Kenapa Harus Pintar HR?

✅ Harga Terjangkau – Mulai dari Rp 260 per staff per hari
✅ Diskon 50% untuk pengguna Kasir Pintar Pro
✅ Fitur lengkap: Absensi online, rekap kehadiran, hingga laporan gaji
✅ Memudahkan siklus penggajian, tanpa drama akhir bulan

Solusi Tepat untuk UMKM & Bisnis Bertumbuh

Dengan Pintar HR, Anda tak perlu lagi pusing urus data karyawan manual. Semuanya bisa dilakukan lewat satu aplikasi yang praktis dan efisien. Waktunya upgrade manajemen SDM Anda!

📲 Download sekarang: https://bit.ly/PintarHR
🌐 Info lengkap: pintarhr.com