Barang Rusak di Gudang? Ini 8 Cara Menanganinya Agar Tak Rugi Besar

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen gudang adalah barang rusak.
Baik karena kesalahan penyimpanan, kelalaian karyawan, maupun faktor lingkungan, kerusakan stok bisa menyebabkan kerugian besar bagi bisnis.

Namun, kabar baiknya Anda bisa mencegah dan menangani barang rusak dengan sistematis agar tidak mengganggu cash flow maupun kepercayaan pelanggan.

Yuk, pelajari 8 cara efektif menangani barang rusak di gudang berikut ini!

1. Identifikasi Penyebab Kerusakan Barang

Langkah pertama sebelum mengambil tindakan adalah mengetahui sumber masalahnya.
Beberapa penyebab umum barang rusak di gudang antara lain:

• Kondisi gudang lembap atau terlalu panas,
  
  
• Penataan barang yang tidak sesuai standar (misalnya beban berat di atas barang ringan),
  
  
• Human error saat pemindahan barang,
  
  
• Kemasan produk tidak kuat,
  
  
• atau serangan hama dan jamur.
  
  

🎯 Setelah tahu penyebabnya, Anda bisa menentukan solusi yang tepat agar kerusakan tidak terulang.

 2. Buat Prosedur Penerimaan Barang yang Ketat

Tahap penerimaan (receiving) sering kali menjadi titik awal masalah.
Pastikan tim gudang melakukan:

• Pemeriksaan visual terhadap barang yang datang,
  
  
• Pencatatan kondisi barang di sistem,
  
  
• Dokumentasi (foto/video) bila ada kerusakan dari supplier.
  
  

Dengan begitu, jika ada barang cacat sejak awal, Anda bisa mengklaim tanggung jawab kepada vendor atau supplier secara cepat dan terukur.

3. Pisahkan Barang Rusak dari Stok Layak Jual

Jangan mencampur barang rusak dengan stok yang masih bagus.
Segera lakukan langkah berikut:

1. Pindahkan ke area khusus “barang rusak” (defective zone),
   
   
2. Tandai dengan label merah atau barcode berbeda,
   
   
3. Catat kondisinya di sistem inventori.
   
   

📦Hal ini mencegah kesalahan pengiriman ke pelanggan dan membantu tim membuat keputusan cepat apakah barang akan diperbaiki, dijual diskon, atau dimusnahkan.

4. Gunakan Sistem Inventori Digital

Masih mencatat stok secara manual? Itu berisiko tinggi terhadap kesalahan input dan kehilangan data.
Gunakan sistem manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) yang bisa:

• Melacak lokasi dan kondisi setiap barang,
  
  
• Memberi notifikasi bila stok mendekati masa kadaluarsa,
  
  
• Mencatat histori kerusakan barang secara otomatis.
  
  

Dengan sistem digital, Anda bisa mengontrol stok secara real-time dan mengurangi potensi kerusakan akibat human error.

5. Lakukan Pemeliharaan Gudang Secara Berkala

Kondisi fisik gudang sangat memengaruhi kualitas barang.
Lakukan pemeriksaan rutin terhadap:

• Ventilasi dan suhu ruangan,
  
  
• Rak dan palet,
  
  
• Sistem pencahayaan dan kelembapan,
  
  
• Area bebas hama dan jamur.
  
  

Pemeliharaan berkala bisa mencegah kerusakan akibat faktor lingkungan seperti karat, jamur, atau kemasan yang rapuh.

6. Latih Karyawan Tentang Penanganan Barang yang Benar

Sumber kerusakan barang sering kali berasal dari kelalaian operator gudang.
Oleh karena itu, penting untuk memberikan pelatihan tentang:

• Teknik memindahkan barang yang aman,
  
  
• Penggunaan alat seperti forklift atau hand pallet,
  
  
• Cara menyusun dan menumpuk barang dengan benar.
  
  

Dengan karyawan yang terlatih, risiko kerusakan fisik bisa ditekan hingga 70%.

7. Tentukan Kebijakan Penanganan Barang Rusak

Buat prosedur jelas untuk menangani setiap kategori kerusakan.
Misalnya:

Kerusakan Minor (Kemasan rusak, isi masih utuh) -  Tindakan : Repackaging/dijual dengan diskon

Kerusakan Sedang (Fungsi terganggu) - Tindakan : Perbaikan atau retur ke supplier 

Kerusakan (tidak layak jual) - Tindakan : Dibuang atau didaur ulang  

Kebijakan yang jelas membantu tim gudang bekerja cepat tanpa kebingungan dan mencegah tumpukan barang rusak di area penyimpanan.

 8. Analisis Data Kerusakan untuk Pencegahan ke Depan

Jangan berhenti di penanganan!
Gunakan data barang rusak sebagai bahan analisis:

• Barang mana yang paling sering rusak?
  
  
• Di area gudang mana paling sering terjadi kerusakan?
  
  
• Apakah kerusakan meningkat di musim tertentu?
  
  

Dengan analisis ini, Anda bisa memperbaiki prosedur kerja, memilih supplier lebih baik, atau menata ulang layout gudang untuk efisiensi.

Bonus: Gunakan Teknologi IoT untuk Deteksi Dini

Teknologi Internet of Things (IoT) kini bisa membantu memantau kondisi gudang secara otomatis.
Sensor IoT mampu mendeteksi:

• Suhu dan kelembapan ruangan,
  
  
• Getaran atau benturan saat barang dipindahkan,
  
  
• Posisi dan status rak penyimpanan.
  
  

Jika terjadi anomali, sistem akan mengirim notifikasi langsung ke dashboard atau smartphone.

Baca Juga : Menghitung Harga Jual Produk Cpeat dengan Kalkulator COGS & Markup Kasir Pintar 

Baca Juga : Cara Mudah Cek Resi Pengiriman dari JNE, J&T, SiCepat, dan Lainnya

Barang rusak memang tak bisa dihindari sepenuhnya, tapi bisa dikendalikan dan diminimalkan dengan strategi yang tepat.

Dengan langkah-langkah di atas mulai dari identifikasi penyebab, pemisahan stok, hingga penggunaan sistem digital Anda bisa menekan potensi kerugian dan menjaga keandalan rantai pasok bisnis.

Ingat, barang rusak bukan sekadar masalah stok, tapi juga cerminan efisiensi manajemen gudang.
Semakin cepat dan sistematis Anda menanganinya, semakin kecil risiko kerugian yang dialami.

Rekomendasi Aplikasi Kasir Android yang Tepat

Biar pencatatan tokomu semakin terorganisir, yuk pakai aplikasi kasir, coba dulu sekarang Gratis 30 Hari Percobaan Loh ! 

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi Android seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Pintar HR: Solusi HRIS Modern untuk Bisnis Masa Kini

Kini hadir! Pintar HR sudah bisa diunduh di Playstore dan siap menjadi solusi terbaik untuk manajemen karyawan yang lebih efisien dan terorganisir. Dengan sistem HRIS berbasis cloud, Anda bisa memantau kehadiran, mencatat rekap absensi, hingga mengelola penggajian secara otomatis dari mana saja.

Kenapa Harus Pintar HR?

✅ Harga Terjangkau – Mulai dari Rp 260 per staff per hari
✅ Diskon 50% untuk pengguna Kasir Pintar Pro
✅ Fitur lengkap: Absensi online, rekap kehadiran, hingga laporan gaji
✅ Memudahkan siklus penggajian, tanpa drama akhir bulan

Solusi Tepat untuk UMKM & Bisnis Bertumbuh

Dengan Pintar HR, Anda tak perlu lagi pusing urus data karyawan manual. Semuanya bisa dilakukan lewat satu aplikasi yang praktis dan efisien. Waktunya upgrade manajemen SDM Anda!

📲 Download sekarang: https://bit.ly/PintarHR
🌐 Info lengkap: pintarhr.com