Mengenal Perbedaan Kwitansi dan Nota, Simak Penjelasannya Disini!

Apakah ada perbedaan antara kwitansi dan nota? Meskipun keduanya merupakan bukti transaksi, tetapi terdapat perbedaan tipis di antara keduanya.

Dalam dunia transaksi jual-beli, terdapat banyak istilah yang berkaitan dengan bukti tertulis, seperti invoice, surat tagihan, faktur, kwitansi, dan nota.

Namun, banyak orang yang masih bingung dan menganggap kwitansi dan nota adalah hal yang sama.

Lalu, apa sebenarnya perbedaan antara kwitansi dan nota?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kwitansi atau kuitansi adalah surat bukti penerimaan uang, sedangkan nota adalah tanda jual beli secara kontan.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan secara lebih terperinci mengenai perbedaan antara kwitansi dan nota. Jadi, simak penjelasannya sampai akhir!

Definisi Kwitansi

Sebelum membandingkan perbedaan antara kwitansi dan nota, penting untuk memahami pengertian kedua istilah tersebut.

Menurut Investopedia, kwitansi merupakan suatu bentuk pengakuan tertulis yang menyatakan bahwa suatu barang berharga telah ditransfer dari satu pihak ke pihak lain.

Kwitansi umumnya diberikan kepada konsumen oleh penjual atau penyedia layanan.

Namun, terdapat juga kwitansi yang diterbitkan dalam transaksi antar bisnis atau B2B (bisnis-ke-bisnis) dan dalam pasar saham.

Sebagai contoh, dalam kontrak berjangka, pemegang kontrak akan menerima instrumen pengiriman yang berfungsi sebagai kwitansi yang dapat ditukarkan dengan aset pokok saat kontrak berjangka berakhir.

Selain untuk menunjukkan kepemilikan, kwitansi memiliki kepentingan lain.

Misalnya, ketika seorang pelanggan ingin mengembalikan suatu produk, penjual dapat meminta kwitansi sebagai bukti bahwa produk tersebut memang dibeli dari tempat tersebut.

Dalam hal ini, kwitansi dapat berfungsi sebagai jaminan atau garansi untuk jangka waktu tertentu. 

Bagi bisnis, menyimpan kwitansi juga penting untuk keperluan perhitungan pajak.

Baca Juga: Apa itu Rekening Koran? Simak Penjelasannya Berikut Ini!

Definisi Nota

Sekarang kamu sudah mengetahui pengertian kwitansi. Sebelum kita mempelajari perbedaan antara kwitansi dan nota, mari pahami terlebih dahulu pengertian nota.

Nota adalah bukti bahwa suatu transaksi jual beli antara penjual dan pembeli dilakukan secara tunai.

Biasanya, nota dibuat dalam dua rangkap. Salinan pertama diberikan kepada pembeli, sementara salinan kedua disimpan oleh penjual.

Bagi penjual, nota penting untuk pencatatan keuangan dalam pembukuan. Oleh karena itu, nota perlu diarsipkan.

Sementara bagi pembeli, nota berfungsi sebagai bukti pembelian bahwa pembayaran telah dilakukan secara tunai.

Terdapat dua jenis nota yang berbeda, yaitu nota debit dan nota kredit. Berikut penjelasan lebih detail mengenai keduanya.

1. Nota Debit

Menurut Investopedia, nota debit adalah dokumen yang mencatat dan menginformasikan kepada pelanggan mengenai penyesuaian debit yang dilakukan pada rekening bank mereka.

Penyesuaian ini dapat mengurangi dana dalam rekening, namun biasanya digunakan untuk penyesuaian di luar transaksi debit normal.

Nota debit diterbitkan terkait dengan biaya bank, tagihan yang rendah, atau perbaikan saldo positif yang tidak disengaja dalam suatu akun.

2. Nota Kredit

Nota kredit, seperti yang dijelaskan oleh Accounting Tools, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual barang atau jasa kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual.

Nota kredit biasanya mencakup rincian yang jelas mengapa jumlah tersebut dikeluarkan.

Dokumen ini dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi mengapa penjual mengeluarkannya.

Nota kredit diterbitkan ketika pembeli mengembalikan barang kepada penjual atau terjadi perselisihan harga. 

Selain itu, nota kredit juga dapat dikeluarkan karena alasan lain yang menyebabkan pembeli tidak membayar jumlah penuh yang tertera dalam faktur.

Penjual mencatat nota kredit sebagai pengurangan saldo piutang usaha, sementara pembeli mencatatnya sebagai pengurang saldo utang usaha.

Perbedaan Kwitansi dan Nota

Setelah mengetahui pengertian kedua istilah tersebut, kamu mungkin sudah mendapatkan gambaran umum mengenai perbedaan antara kwitansi dan nota.

Keduanya bisa digunakan sebagai bukti pembayaran yang disimpan oleh masing-masing pihak sebagai dokumentasi. Namun, tetap ada beberapa perbedaan di antara keduanya.

Berikut ini penjelasan mengenai perbedaan antara kwitansi dan nota yang terlihat di antara keduanya.

1. Fungsi

Perbedaan pertama antara kwitansi dan nota terlihat dari fungsi masing-masing. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, nota digunakan sebagai bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai.

Sementara itu, kwitansi juga dapat digunakan sebagai bukti transaksi, tetapi tidak selalu terkait dengan transaksi yang dilakukan secara tunai.

Terkadang penjualan dilakukan secara kredit. Ketika pembeli melakukan pembayaran secara bertahap, kwitansi dikeluarkan sebagai bukti penerimaan uang.

Jumlah uang yang tertera pada kwitansi tersebut sesuai dengan pembayaran yang dilakukan oleh pembeli pada saat itu, bukan jumlah total pembelian.

2. Tujuan

Perbedaan kedua antara kwitansi dan nota terlihat dari segi tujuan penggunaannya. Nota biasanya dibuat dalam dua rangkap untuk menjadi bukti transaksi antara penjual dan pembeli.

Kwitansi juga dapat dibuat dalam rangkapannya, tetapi tujuannya lebih sebagai bentuk pengakuan bahwa uang telah diterima oleh penjual dari pembeli.

Bukti pengakuan berupa kwitansi ini diberikan oleh penjual kepada pembeli. Penjual dapat menyimpan salinan kwitansi tersebut.

Namun, penjual lebih mengandalkan catatan invoice sebagai dokumentasi transaksi, karena penerbitan kwitansi biasanya didasarkan pada pembayaran secara angsuran.

3. Pengesahan

Perbedaan selanjutnya antara kwitansi dan nota terlihat dari pengesahan atau pengabsahan. 

Karena nota merupakan bukti transaksi yang dilakukan secara kontan atau tunai, biasanya tidak memerlukan pengesahan formal.

Kadang-kadang, pemberian paraf pada nota sudah cukup. Nota yang dikeluarkan melalui mesin kasir juga tidak perlu ditandatangani atau dicap lagi.

Di sisi lain, kwitansi memerlukan tanda tangan dari pihak yang menerima pembayaran sebagai pengakuan bahwa ia telah menerimanya. 

Beberapa kasus juga mengharuskan penggunaan materai pada kwitansi.

4 Tips Dokumentasi Kwitansi dan Nota

Sekarang, kamu telah mengetahui perbedaan antara kwitansi dan nota, serta fungsi dan tujuan masing-masingnya.

Namun, mengetahui perbedaan antara kwitansi dan nota saja tidaklah cukup. Kedua-duanya penting dalam melakukan pembukuan.

Kamu perlu mengarsipkan bukti pembayaran agar dapat mempertanggungjawabkannya dalam laporan keuangan, baik untuk perusahaan maupun untuk perhitungan pajak.

Menurut Osome, kwitansi dan nota merupakan sumber dokumen keuangan, termasuk invoice. 

Dengan mencatat setiap transaksi, kamu dapat mengetahui pendapatan bisnis yang dihasilkan.

Dari situ, kamu juga dapat mengevaluasi kinerja penjualan bisnis. Selain itu, memiliki semua ini dapat menyederhanakan tugas pembukuan dan audit.

Selain itu, kwitansi dan nota juga dapat berfungsi sebagai dokumen hukum. Keduanya dapat membuktikan bahwa kamu telah benar-benar mengirimkan produk atau layanan.

Berikut ini adalah beberapa tips untuk mendokumentasikan kwitansi dan nota dalam bisnismu:

1. Tentukan Standar

Mulailah dengan merancang dan menerapkan standar penyimpanan dokumen yang seragam untukmu dan tim bisnismu.

Jika semua karyawan dalam bisnismu mengikuti standar tersebut, pengarsipan akan menjadi lebih mudah dan mencegah terjadinya kekacauan dalam pencatatan di masa yang akan datang.

2. Buat Catatan Detail

Sertakan sebanyak mungkin detail pada invoice, kwitansi, dan nota yang kamu buat. 

Mulai dari tanggal, waktu, nama dan nomor pelanggan, nama produk atau layanan, serta jumlah transaksi.

Catat juga variabel lainnya, seperti pajak, diskon, nomor referensi kwitansi, dan sebagainya. Ini akan memudahkan pencatatan yang dilakukan oleh bagian keuangan.

3. Catat Kronologi

Saat mencatat keuangan, cocokkan invoice, kwitansi, dan nota secara kronologis. 

Hal ini terutama penting jika terdapat pembelian yang dilakukan secara kredit oleh pelanggan.

Mencatat keuangan secara kronologis juga memungkinkanmu untuk melihat laporan secara bulanan atau mingguan, dan membandingkan kinerjanya.

4. Jangan Menunda Pekerjaan

Lakukan pengarsipan dan pencatatan secara teratur. Bahkan, lakukan pencatatan harian jika perlu.

Ini akan memudahkan pekerjaanmu pada akhir tahun ketika harus menutup buku. 

Jika kamu terus menunda pekerjaan tersebut, pekerjaanmu akan menumpuk pada akhir tahun.

Demikianlah penjelasan mengenai perbedaan antara kwitansi dan nota. Semoga informasi ini bermanfaat bagi kamu.

Baca Juga: Uang Giral: Bentuk, Jenis dan Kelebihannya

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.