Stock Opname: Pengertian, Cara dan Manfaat!

Stock opname sangat erat hubungannya dengan bisnis, terutama dalam industri ritel. 

Bisnis ini perlu memastikan bahwa pencatatan stock opname dilakukan secara teliti dan akurat. 

Mengapa hal ini sangat penting? Karena pencatatan yang tepat memberikan banyak manfaat.

Untuk memenuhi rasa ingin tahu kamu tentang pengertian dan manfaat stock opname, berikut ini adalah penjelasannya!

Pengertian Stock Opname

Secara sederhana, istilah tersebut mengacu pada serangkaian kegiatan yang melibatkan penghitungan persediaan stok barang yang tersimpan di dalam gudang dan akan dipasarkan.

Menurut Jurnal Enterpreneur, kegiatan ini melibatkan penghitungan jumlah barang yang tersedia, pemeriksaan fisik secara langsung, serta penataan barang.

Stock opname mempermudah operasional bisnis saat suatu produk spesifik dibutuhkan.

Melalui stock opname, pelaku bisnis dapat memastikan bahwa seluruh proses bisnis dapat berjalan dengan baik, terutama yang terkait dengan persediaan produk yang ditawarkan.

Untuk memastikan kelancaran proses tersebut, penting juga untuk menentukan posisi produk dalam gudang dengan memperkirakan produk mana yang sering keluar-masuk.

Hal ini akan membantu pelaku bisnis agar produk tersebut dapat dengan mudah diambil oleh karyawan saat diperlukan.

Baca Juga: Distributor: Pengertian, Fungsi dan Jenisnya!

Apa Tujuan dan Manfaat dari Stock Opname? 

Ada beberapa tujuan dan manfaat dari stock opname yang membuatnya menjadi penting bagi para pelaku bisnis. Berikut adalah beberapa tujuannya:

1. Mengetahui Kesesuaian Jumlah Barang

Tujuan pertama dari stock opname adalah untuk memastikan kesesuaian antara jumlah barang yang tercatat dalam administrasi atau pembukuan bisnis dengan jumlah barang yang benar-benar ada dalam gudang. 

Kegiatan stock opname sering dilakukan dua kali sehari, misalnya pada awal dan akhir jam operasional. 

Hal ini penting bagi pelaku bisnis untuk memastikan bahwa catatan pembukuan sesuai dengan jumlah barang yang tersedia di gudang. 

Jika ada ketidaksesuaian, proses bisnis dapat terganggu. Misalnya, karyawan mengeluarkan produk yang diminta oleh pelanggan tetapi ternyata stok barang tersebut sudah habis, padahal masih tercatat dalam pembukuan.

2. Memperkirakan Waktu Memperbarui Stok Persediaan

Dengan mengetahui jumlah barang yang sebenarnya, pelaku bisnis dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pengadaan ulang stok persediaan suatu produk.

Dengan demikian, mereka dapat menghindari situasi di mana persediaan barang habis dan pelanggan tidak dapat dilayani.

3. Mengetahui Produk yang Paling Diminati

Tujuan lain dari stock opname adalah membantu pelaku bisnis dalam menganalisis produk.

Dengan melakukan perhitungan, mereka dapat mengetahui produk mana yang paling banyak dicari oleh pelanggan dan produk mana yang kurang diminati. 

Informasi ini akan membantu dalam pengambilan keputusan, apakah perlu melakukan pemesanan ulang untuk suatu produk atau tidak.

4. Auditing

Tujuan penting lainnya adalah untuk keperluan auditing. Pelaku bisnis perlu memperhatikan selisih antara jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercatat dalam pembukuan.

Dengan melakukan pencatatan yang baik, terutama saat stock opname, mereka dapat menghindari penilaian buruk saat dilakukan audit, terutama oleh auditor eksternal. Kesalahan dalam pencatatan persediaan dapat dihindari dengan melakukan stock opname secara teratur dan teliti.

Dengan melakukan stock opname secara teratur dan akurat, para pelaku bisnis dapat memastikan kelancaran operasional, menghindari kekurangan stok barang, mengetahui produk yang diminati, dan memenuhi persyaratan audit yang diperlukan.

Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname pada Bisnis?

Proses penghitungan dalam stock opname harus dilakukan dengan teliti dan akurat, terutama mengingat banyaknya tujuan yang dapat memperlancar operasional bisnis Anda.

Tahapan stock opname terbagi menjadi tiga tahap utama. Berikut adalah penjelasan mengenai tahapannya:

1. Tahap Persiapan Awal

Sebelum melakukan proses stock opname, tahap persiapan awal sering dilakukan.

Tujuannya adalah untuk memberikan cukup waktu jika ada kendala yang mungkin muncul.

Dalam tahap persiapan awal ini, pelaku bisnis memberi petunjuk kepada karyawan untuk menyiapkan tanda atau label yang memudahkan pemisahan produk berdasarkan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.

Kemudian, karyawan akan mengatur posisi barang sesuai dengan jenisnya, sehingga tahapan selanjutnya dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Setelah semua barang diatur berdasarkan kategori atau jenisnya, karyawan juga dapat melabeli barang dengan barcode atau penanda lain yang memudahkan proses penghitungan.

Pemisahan barang yang tidak akan dihitung juga dapat dilakukan selama stock opname berlangsung.

2. Tahap Persiapan Akhir

Tahap persiapan akhir dilakukan menjelang pelaksanaan penghitungan. Biasanya, tahap ini dilakukan menjelang hari penghitungan yang telah ditetapkan.

Pelaku bisnis menjelaskan proses stock opname kepada semua karyawan yang terlibat untuk memastikan pemahaman tugas masing-masing selama penghitungan.

Penting untuk menghindari tumpang tindih tugas antara karyawan.

Selanjutnya, pelaku bisnis dapat memberitahu pihak gudang agar melengkapi informasi awal terutama dalam hal mutasi barang.

Hal ini berguna untuk memastikan bahwa penghitungan stock opname mencakup data barang yang masuk atau keluar gudang tepat sehari sebelum penghitungan dilakukan.

Pastikan juga pihak gudang tidak menerima permintaan untuk memasukkan atau mengeluarkan barang selama proses ini agar data tidak berubah dan terjadi kebingungan.

3. Penghitungan Stock Opname

Dalam tahap ini, pelaku bisnis memastikan bahwa semua transaksi terkait persediaan barang di gudang telah dimasukkan ke dalam sistem.

Buat pedoman cetak data dari sistem, yang tidak boleh dipegang oleh karyawan yang menangani persediaan gudang untuk menghindari kecurangan.

Lakukan penghitungan teliti untuk setiap jumlah barang di gudang berdasarkan pedoman cetak sebelumnya.

Pastikan mencatat kondisi aktual barang yang mungkin berbeda dengan catatan dalam pedoman.

Penghitungan ini merupakan tahap utama dalam seluruh proses stock opname, jadi pastikan dilakukan dengan presisi tanpa kesalahan.

Jika terdapat selisih jumlah selama proses ini, biarkan karena itulah yang sedang dicari.

Setelah itu, serahkan hasil pencatatan ke bagian keuangan untuk penyesuaian jika ada selisih.

Jika ada indikasi kecurangan atau kesalahan pencatatan, tindakan lebih lanjut perlu diambil untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan tersebut.

Tahap ini juga memiliki signifikansi dalam proses audit, karena akan mempengaruhi nilai audit yang dilakukan pada bisnismu.

Demikianlah pembahasan lengkap mengenai stock opname beserta manfaatnya. Semoga informasi ini bermanfaat bagi kamu!

Baca Juga: Apa Perbedaan Supplier dan Distributor? Simak Penjelasannya Berikut Ini!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar. 

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.