Apa itu Nota Debit? Berikut ini Pengertian dan Fungsinya dalam Bisnis!

Dalam dunia bisnis, aktivitas transaksi yang terkait dengan penjualan dan pembelian merupakan hal yang umum. 

Setiap transaksi memerlukan bukti, seperti nota debit, sebagai salah satu bentuk dokumentasi transaksi tersebut.

Nota debit memiliki peran penting sebagai bukti transaksi yang harus dimiliki oleh sebuah bisnis.

Kenapa setiap transaksi perlu dicatat dan dibuktikan dengan nota?

Dalam menjalankan bisnis, kelancaran modal dan keuangan menjadi sangat krusial.

Penggunaan dana usaha harus dilakukan dengan efisiensi maksimal, sementara keuntungan yang diperoleh harus sebesar mungkin.

Untuk memastikan bahwa dana bisnis dikelola dengan baik dan digunakan secara efisien, pencatatan setiap pemasukan dan pengeluaran menjadi suatu keharusan. 

Pencatatan ini juga melibatkan berbagai dokumen sebagai bukti transaksi.

Ketika ada kendala atau masalah yang timbul, dokumen-dokumen ini berguna untuk memeriksa catatan keuangan bisnis. 

Dengan membandingkannya, kita dapat melihat apakah ada selisih angka yang terjadi.

Hal ini sangat penting dalam meminimalisir kemungkinan terjadinya kecurangan atau penipuan dalam bisnis. 

Sekarang, apa itu sebenarnya nota debit dan apa fungsinya dalam konteks bisnis?

Pengertian Nota Debit

Menurut Investopedia, nota debit atau memo debit adalah dokumen yang digunakan oleh vendor atau penjual untuk memberitahu pembeli tentang utang yang harus segera dibayarkan atau dokumen yang dibuat oleh pembeli saat mengembalikan barang yang sebelumnya diterima secara kredit.

Dalam konteks pengembalian barang, nota debit ini mencantumkan total kredit yang harus dibayarkan, rincian barang yang dikembalikan, dan alasan pengembalian.

Nota debit ini berguna untuk mencatat dan merekam beberapa transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi.

Memo debit biasanya digunakan dalam transaksi antara bisnis (B2B) dimana sering terjadi perpanjangan kredit. 

Dalam hal ini, penjual mengirim barang kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan.

Memo debit ini berbeda dengan faktur karena tidak mengharuskan pembayaran segera.

Nota debit hanya digunakan untuk mengingatkan konsumen tentang jumlah utang yang belum dibayar secara resmi.

Di sisi lain, menurut Bank Indonesia, nota debit adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pembayaran kepada peserta lain sebagai keuntungan nasabah peserta atau peserta yang mengajukan nota debit tersebut.

Baca Juga: Uang Giral: Bentuk, Jenis dan Kelebihannya

Apa Fungsi dari Nota Debit? 

Dikutip dari Hashmicro, terdapat beberapa fungsi dari nota debit. Berikut ini penjelasannya:

1. Mengurangi Utang Penjual

Nota debit dapat digunakan untuk mengurangi jumlah utang yang harus dibayarkan kepada penjual atas barang yang telah dikirimkan. 

Dalam transaksi jual-beli, perubahan dalam hutang dan piutang sering terjadi. 

Oleh karena itu, bisnis perlu melacak semua bukti hutang dan piutang guna mencegah kesalahan setelah proses penutupan buku.

2. Penyesuaian Harga Produk

Penyesuaian harga produk dapat dilakukan apabila barang tidak laku atau terdapat masalah lain dengan pembeli. 

Tujuannya adalah memberikan transparansi dalam harga produk. Dengan adanya penyesuaian harga, baik penjual maupun pembeli akan mendapatkan manfaat karena mendapatkan harga produk yang sesuai.

3. Koreksi Jumlah Produk

Nota debit jenis ini digunakan sebagai catatan untuk mengoreksi perubahan jumlah produk yang disepakati antara pembeli dan penjual. 

Misalnya, jika pembeli menerima jumlah barang yang tidak sesuai, maka nota debit akan digunakan untuk dilampirkan dalam tagihan agar tidak terjadi kesalahan dalam jumlah. 

Jika barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, pembeli dapat meminta pengembalian dana dengan mengirimkan bukti dalam bentuk nota debit.

Dengan adanya nota debit, semua transaksi menjadi lebih transparan karena terdapat bukti yang valid mengenai jumlah barang yang diterima oleh pembeli.

Bagaimana Proses Penerbitan Nota Debit?

Proses penerbitan nota debit dapat dilakukan oleh pembeli maupun penjual. Berikut ini adalah penjelasan tentang proses penerbitan nota debit dari sudut pandang pembeli:

Perusahaan A membeli barang dari perusahaan B, yaitu 500 unit laptop secara kredit. Kemudian, perusahaan B akan mengirimkan faktur pesanan beserta barang yang telah dibeli.

Setelah dilakukan pemeriksaan, ternyata terdapat 100 unit laptop yang tidak bisa digunakan atau rusak. 

Sebagai pembeli, perusahaan A dapat membuat nota debit yang akan dikirimkan ke perusahaan B bersama dengan laptop yang rusak tersebut.

Nota debit dan laptop yang dikembalikan tersebut menunjukkan bahwa perusahaan B harus mengurangi jumlah tagihan yang jatuh tempo sesuai dengan jumlah laptop yang masih dalam kondisi baik.

Sementara itu, dari perspektif penjual, ketika perusahaan A membeli 500 unit laptop secara kredit dari perusahaan B, perusahaan B akan melakukan pengiriman barang.

Perusahaan B akan mengeluarkan faktur pesanan untuk perusahaan A yang akan dikirimkan bersamaan dengan produk yang telah dibeli.

Namun, perusahaan B menyadari adanya kesalahan dalam harga. Oleh karena itu, perusahaan B dapat membuat nota debit untuk melakukan koreksi.

Biasanya, nota debit ini diterbitkan oleh pembeli kepada penjual ketika terjadi ketidaksesuaian jumlah barang dalam faktur, ditemukan barang yang rusak, faktur yang terlalu tinggi, pembatalan pembelian, atau ketika barang yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan.

Sementara itu, nota debit juga dapat diterbitkan oleh penjual kepada pembeli jika terdapat peningkatan jumlah yang harus dibayarkan, kesalahan penulisan dalam faktur, atau penambahan yang dilakukan terkait dengan pesanan produk.

Contoh Nota Debit

Dalam transaksi B2B, terdapat beberapa bentuk nota debit yang umumnya diterbitkan. Jenis-jenis nota debit ini juga berfungsi sebagai bukti transaksi jual-beli. Berikut adalah penjelasannya:

Pertama, nota debit sebagai bukti transaksi jual-beli. Ini adalah bentuk nota debit yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan penjualan antara pembeli dan penjual.

Kedua, tanda terima debit. Tanda terima ini merupakan catatan tertulis mengenai utang yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual.

Ketiga, faktur sebagai bukti transaksi atau invoice. Faktur ini digunakan sebagai bukti resmi atas transaksi jual-beli yang terjadi antara pembeli dan penjual.

Keempat, memo debit pengembalian barang. Memo ini diterbitkan ketika terjadi pengembalian barang. 

Memo debit tersebut akan disertakan sebagai bukti dalam proses pengembalian barang tersebut.

Terakhir, piutang atau komisi. Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki utang bunga kepada pihak kreditur atau ada komisi yang harus dibayarkan kepada pihak ketiga. 

Dalam kasus ini, nota debit akan dikeluarkan sebagai respon terhadap nota kredit yang diterima sebelumnya.

Isi-isi Nota Debit

Secara prinsip, tidak ada format yang tetap untuk isi dari nota debit. 

Namun, Cleartax telah menyebutkan beberapa poin yang sebaiknya ada dalam nota debit, antara lain:

1. Nama, alamat, dan detail kontak penjual.

2. Nomor seri nota debit.

3. Nama, alamat, dan detail kontak pembeli.

4. Nomor referensi faktur.

5. Tanggal pembuatan faktur.

6. Deskripsi barang.

7. Judul dokumen nota debit.

8. Verifikasi nota dengan tanda tangan.

Itulah penjelasan mengenai nota debit. Nota debit digunakan sebagai dokumen yang memberikan bukti transaksi dan mencatat pengembalian barang.

Keberadaan nota debit dalam bisnis dapat menjadi alat untuk mengevaluasi adanya kesalahan dalam transaksi.

Dengan menggunakan nota debit, kamu dapat memastikan bahwa catatan transaksi dan keuanganmu tetap seimbang.

Baca Juga: Mengenal Perbedaan Kwitansi dan Nota, Simak Penjelasannya Disini!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.