Apa itu Petty Cash atau Kas Kecil? Pahami Penjelasan Lengkapnya di Sini!

Petty cash adalah sejumlah kecil uang tunai perusahaan yang sering dipegang dan disimpan di tempat aman, misalnya di laci atau kotak yang terkunci. 

Uang tunai tersebut digunakan untuk membayar pengeluaran kecil atau insidental, seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan. 

Seperti halnya dengan dana lainnya, petty cash juga akan direkonsiliasi secara berkala, dengan setiap transaksi dicatat dalam laporan resmi dan catatan lainnya.

Hampir semua departemen di perusahaan besar menyimpan petty cash di laci, kotak kecil, atau wadah serupa untuk memudahkan pengelolaan pengeluaran kecil. 

Selain itu, penggunaan petty cash juga membantu mengurangi penggunaan rekening bank utama untuk transaksi kecil, yang pada gilirannya dapat mengoptimalkan proses akuntansi dan mengurangi biaya administrasi.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang peran dan kegunaan petty cash dalam keuangan perusahaan, kamu dapat mencari informasi lebih lanjut dan memahami bagaimana petty cash dapat berkontribusi dalam mengelola anggaran dan keuangan secara efisien.

Apa itu Petty Cash?

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, petty cash merupakan dana yang digunakan untuk membiayai keperluan perusahaan dan hal-hal terkait aktivitas perusahaan. 

Dana ini dibentuk khusus untuk membayar pengeluaran kecil, yang bersifat rutin dan jumlahnya relatif kecil.

Contoh penggunaan petty cash meliputi biaya hiburan bagi klien atau rekan kerja pimpinan perusahaan, dana konsumsi untuk rapat, dan berbagai keperluan lainnya. 

Selain itu, petty cash juga dapat digunakan untuk membayar perlengkapan kantor kecil, ongkos kirim, bunga, ongkos taksi, pembelian kecil lainnya, serta penggantian biaya untuk seseorang yang membawa sesuatu seperti makan siang atau kopi.

Petty cash juga berperan dalam menangani transaksi mendadak atau rutin yang diperlukan oleh perusahaan. 

Setiap kali perusahaan menggunakan petty cash untuk membayar biaya-biaya tersebut, biasanya diisi kwitansi atau voucher kas kecil yang mencatat informasi tentang setiap transaksi. 

Hal ini penting untuk mencatat setiap transaksi dalam sistem akuntansi perusahaan dan dimasukkan dalam laporan keuangan sebagai bagian dari proses akuntansi yang lebih besar.

Baca Juga: Apa itu Nota Debit? Berikut ini Pengertian dan Fungsinya dalam Bisnis!

Tujuan Petty Cash

Tujuan dari penggunaan kas kecil atau petty cash adalah sebagai berikut:

1. Menangani pembiayaan terkait perlengkapan atau perbekalan yang umumnya bersifat kecil dan rutin di dalam perusahaan.
2. Menciptakan cara pembayaran yang lebih efisien untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak terduga.
3. Memudahkan karyawan dalam memberikan pelayanan maksimal, termasuk dalam hubungannya dengan relasi pimpinan perusahaan.
4. Meminimalkan terjadinya kesalahan alokasi pembayaran, sehingga transaksi kecil dan besar tidak akan tertukar karena dicatat dalam pembukuan yang berbeda.
5. Mempercepat pengambilan keputusan karena dapat menangani masalah mendadak dengan lebih cepat.
6. Memudahkan pimpinan perusahaan dalam menggunakan dana secara mendadak atau untuk keperluan yang tidak terencana sebelumnya.

Bagaimana Metode Pengelolaan Petty Cash?

Petty cash, sama seperti kas lainnya, memiliki metode pengelolaan tersendiri yang perlu dipahami untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan perusahaan. 

Berikut adalah dua metode pengelolaan yang digunakan dalam kas kecil:

1. Metode Tetap (Imprest Fund System):

Metode tetap adalah metode pengelolaan kas kecil dimana jumlah atau nominal kas kecil selalu tetap. 

Hal ini berarti jumlah dana yang dikeluarkan selalu diimbangi dengan dana yang dimasukkan, sehingga saldo kas di dalam petty cash selalu sama. 

Dalam pembukuannya, setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang kas kecil tidak mencatatnya langsung di buku jurnal, melainkan hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluaran. 

Langkah-langkah pengelolaan kas kecil dalam metode tetap adalah:
a. Pengadaan kas kecil dengan nominal tertentu dalam jangka waktu tertentu.

b. Kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran yang dibutuhkan.

c. Setelah dana kas kecil hampir habis atau benar-benar habis, kas kecil diisi kembali dengan jumlah nominal yang sesuai dengan pengeluaran.

2. Metode Berubah-ubah (Fluktuasi):

Metode berubah-ubah atau Fluctuating Fund System adalah metode pengisian dan pengendalian petty cash di mana jumlah atau nominalnya selalu berubah, tergantung kebutuhan perusahaan. 

Metode ini muncul karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dan pemasukan, sehingga uang yang dikeluarkan tidak selalu sama dengan dana yang didepositokan. Berikut adalah gambaran umum pengelolaan kas kecil menggunakan metode fluktuasi:
a. Pengadaan dana kas kecil yang kemudian dicatat di akun kas kecil.

b. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebitkan akun-akun terkait penggunaan kredit kas kecil.

c. Jumlah dana kas kecil yang tersedia berubah-ubah sesuai dengan perkembangan kegiatan pengguna dana.

Kedua metode tersebut dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan dan praktek perusahaan dalam mengelola petty cash. 

Penting bagi perusahaan untuk memilih metode yang sesuai dan mengikuti prosedur pengelolaan kas kecil dengan cermat agar transaksi kecil dan biaya lainnya tercatat dengan benar dan akurat.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Petty Cash

Berikut adalah hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penggunaan dan pengelolaan kas kecil, meskipun nominalnya relatif kecil dibandingkan dengan pengeluaran lainnya:

1. Menentukan Jumlah yang Tepat

Penting untuk menetapkan jumlah dana kas kecil secara wajar, tidak terlalu kecil atau terlalu besar. 

Pastikan jumlahnya mencukupi dalam jangka waktu tertentu. Setelah itu, sisihkan dana tersebut sebagai tunai dan simpan di laci uang atau brankas.

2. Menetapkan Kebijakan Pengeluaran

Perusahaan harus menetapkan kebijakan yang jelas tentang penggunaan kas kecil, termasuk apa yang boleh dan tidak boleh dibelanjakan. 

Hal ini bertujuan untuk mencegah karyawan membelanjakan kas kecil untuk kegiatan non-bisnis. 

Pastikan penggunaannya sesuai dengan ketetapan dan batasan yang telah ditentukan.

Lebih baik jika perusahaan menetapkan nominal atau jumlah uang yang boleh digunakan untuk transaksi menggunakan kas kecil. 

Buat kebijakan ini secara tertulis dan berikan beberapa contoh pengeluaran yang sesuai.

2. Menyimpan Semua Bukti Transaksi

Meskipun kas kecil tidak termasuk pengeluaran signifikan bagi perusahaan, tetap penting untuk meminta pertanggungjawaban karyawan atas penggunaannya. 

Pastikan seluruh karyawan menyimpan catatan kas kecil untuk setiap transaksi, termasuk kwitansi. 

Bukti transaksi kas kecil harus mencakup detail barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlahnya. 

Selain itu, minta karyawan untuk meninjau dan mencatat saldo kas kecil sebelum mengisi kembali dana kas kecil. 

Buat catatan terstruktur, misalnya dalam bentuk spreadsheet, yang melacak pemohon untuk kas kecil, barang yang dibeli, tanggal pembelian, dan jumlah total pengeluaran dalam sebulan. 

Dokumen ini akan membantu dalam meminta pertanggungjawaban karyawan dan memastikan perusahaan lebih siap saat menyusun laporan keuangan dan pajak.

3. Melakukan Evaluasi Keuangan

Selalu lakukan evaluasi keuangan secara berkala untuk mengawasi penggunaan kas kecil dan memastikan pengeluarannya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, perusahaan dapat mengelola kas kecil dengan lebih efisien dan transparan. 

Ini akan membantu dalam mengoptimalkan penggunaan dana perusahaan dan mencegah potensi penyalahgunaan.

Baca Juga: Mengenal Jenis-jenis Invoice dalam Bisnis!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.