Mengenal Jenis-jenis Invoice dalam Bisnis!

Invoice merupakan dokumen yang sangat penting dalam menunjukkan adanya transaksi antara penjual dan pembeli. 

Dokumen ini memiliki peranan yang krusial, terutama bagi perusahaan yang ingin mengajukan penagihan atas produk atau jasa yang telah dijual.

Kamu mungkin sudah tidak asing dengan istilah invoice. Saat melakukan proses check out produk di situs e-commerce, invoice akan segera diberikan kepadamu.

Dalam invoice tersebut, terdapat rincian lengkap mengenai produk yang telah kamu beli, termasuk total harga yang harus dibayarkan. 

Selain itu, informasi mengenai cara pembayaran dan batas waktu pembayaran juga akan tertera dengan jelas.

Invoice memiliki fungsi sebagai alat penagihan yang efektif. Pada artikel ini, akan dijelaskan dengan lebih detail mengenai pentingnya invoice dan peranannya dalam proses transaksi.

Apa itu Invoice?

Invoice merupakan dokumen komersial yang memiliki cap waktu yang mendetail dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.

Apabila pembelian barang atau jasa dilakukan secara kredit, invoice akan menyertakan persyaratan kesepakatan dan informasi mengenai metode pembayaran yang tersedia.

Sebuah invoice harus diidentifikasi sebagai invoice sejak awal penagihan. 

Dalam bahasa Indonesia, istilah faktur atau invoice digunakan untuk menyebut invoice.

Biasanya, invoice memiliki nomor invoice yang unik sebagai identifikasi yang berguna untuk referensi internal dan eksternal.

Selain itu, invoice juga menyediakan informasi kontak penjual atau penyedia layanan yang dapat dihubungi dalam hal terjadi kesalahan terkait penagihan.

Invoice dapat berbentuk fisik dengan lembaran kertas atau dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui email atau platform khusus.

Semua ketentuan dan metode pembayaran dapat dijelaskan secara rinci dalam invoice. Informasi mengenai diskon, rincian pembayaran awal, dan biaya yang dikenakan jika pembayaran terlambat juga dapat tertera dalam invoice.

Invoice juga mencantumkan harga barang per unit, total unit yang dibeli, biaya pengiriman, penanganan, biaya terkait, dan total jumlah yang harus dibayarkan.

Pada beberapa kasus, perusahaan memilih untuk menyampaikan laporan akhir bulan yang mencakup semua transaksi yang belum diselesaikan.

Dalam situasi ini, laporan tersebut akan menggantikan invoice dan perusahaan harus menyatakan bahwa tidak akan ada invoice terkait yang akan dikirim.

Biasanya, invoice dicatat dalam bentuk kertas dan dibuat dalam beberapa salinan. Hal ini memungkinkan baik pembeli maupun penjual memiliki catatan transaksi yang mereka pegang sendiri.

Saat ini, invoice juga dapat diterbitkan dalam bentuk digital, bahkan ada sistem otomatisasi penerbitan invoice. Invoice dapat dicetak sesuai permintaan atau dikirimkan melalui email kepada pihak-pihak yang melakukan transaksi.

Dengan adanya invoice digital, terdapat catatan elektronik yang memudahkan pencarian dan penyortiran berdasarkan transaksi atau tanggal tertentu.

Apa Perbedaan Invoice, Nota dan Kwitansi?

Invoice memiliki perbedaan dengan nota dan kwitansi, baik dalam tujuan maupun waktu penerbitannya.

Invoice adalah bentuk dokumen penagihan yang diterbitkan sebelum pelanggan melakukan pembayaran. 

Di sisi lain, nota dan kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima.

Nota dapat diartikan sebagai bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara kontan, sementara kuitansi berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan uang. 

Kedua dokumen tersebut diberikan kepada pelanggan setelah pembayaran dilakukan.

Dengan perbedaan fungsi antara invoice, nota, dan kwitansi, maka setiap dokumen memerlukan informasi yang berbeda pula. 

Invoice harus mencakup rincian produk dan layanan yang biayanya akan ditagihkan kepada pelanggan.

Sementara itu, kwitansi hanya perlu menunjukkan jumlah yang telah dibayarkan. 

Pada nota, seringkali juga disebutkan rincian produk dan layanan yang terkait dengan transaksi tersebut.

Baca Juga: Mengenal Perbedaan Kwitansi dan Nota, Simak Penjelasannya Disini!

Ini Lho Jenis-jenis Invoice!

Terdapat beberapa jenis invoice yang beragam, bergantung pada fungsi dan kegunaannya masing-masing. 

Berikut adalah penjelasan tentang beberapa jenis invoice yang sering digunakan.

1. Invoice Proforma

Jenis invoice ini merupakan dokumen yang menunjukkan komitmen penjual untuk memberikan barang atau jasa kepada pembeli dengan harga yang telah disepakati sebelumnya.

Invoice ini dikirim sebelum pelaksanaan pekerjaan. Biasanya, perusahaan yang mengeluarkan invoice ini tidak mengajukan penagihan, melainkan memberikan pemberitahuan kepada klien tentang waktu pembayaran yang diharapkan.

2. Invoice Komersial

Jenis invoice ini digunakan sebagai deklarasi pabean, terutama untuk penjualan barang yang diekspor melintasi batas internasional.

3. Nota Kredit

Nota kredit diterbitkan oleh perusahaan kepada klien untuk memberikan pengembalian uang atau diskon. 

Biasanya, invoice ini dikeluarkan ketika terjadi kesalahan pada invoice sebelumnya.

Dokumen ini juga dapat diterbitkan ketika pembeli mengembalikan barang karena kerusakan atau kesalahan.

Dalam invoice ini, terdapat jumlah negatif yang perlu dibayarkan.

4. Invoice Kolektif

Apabila perusahaan melakukan banyak proyek kecil untuk klien, invoice kolektif dapat sangat berguna. 

Daripada mengeluarkan beberapa invoice kecil, tagihan yang berbeda digabungkan menjadi satu invoice kolektif.

Penerbitan invoice ini bermanfaat karena tidak perlu melacak banyak invoice kecil, dan juga dapat mengurangi biaya transaksi.

5. Invoice Interim

Ketika bekerja pada proyek yang besar, perusahaan dapat mengajukan penagihan secara bertahap. 

Dengan demikian, tidak perlu menunggu hingga pekerjaan selesai untuk mengeluarkan satu invoice besar.

Jika ada kesepakatan pembayaran berdasarkan tahap, invoice interim dapat digunakan untuk menagih biaya pekerjaan setiap tahap.

6. Invoice Berulang

Jenis invoice ini sering dijadwalkan untuk diterbitkan secara berkala tanpa batas waktu.

Invoice berulang juga dapat diterbitkan untuk proyek yang memiliki jangka waktu tertentu, misalnya selama 12 bulan.

Apabila kamu berlangganan suatu produk atau layanan, biasanya kamu akan menerima invoice berulang. Invoice diterbitkan berdasarkan jatuh tempo pembayaran.

7. Invoice Penahanan

Dokumen yang disebut retainer invoice dikirimkan kepada pelanggan ketika mereka melakukan pembayaran di muka untuk produk atau layanan.

Jumlah tersebut kemudian dikurangkan dari pembayaran akhir pelanggan saat barang dikirimkan atau pekerjaan selesai.

Apa Fungsi Invoice dalam Bisnis? 

Setiap perusahaan harus mengirimkan invoice untuk meminta pembayaran karena invoice merupakan perjanjian yang memiliki kekuatan hukum.

Invoice mencantumkan persetujuan kedua belah pihak mengenai harga yang disepakati dan persyaratan pembayarannya.

Selain itu, ada beberapa fungsi penting invoice bagi bisnis, seperti yang dikutip oleh Zoho.

1. Membuat Catatan

Salah satu manfaat utama invoice adalah kemampuannya untuk menyimpan catatan penjualan yang sah.

Ini memungkinkan perusahaan untuk melacak informasi seperti waktu penjualan, pembeli, dan penjual.

2. Pelacakan Pembayaran

Invoice merupakan alat yang berharga dalam hal akuntansi. Dengan adanya invoice, baik penjual maupun pembeli dapat melacak pembayaran dan jumlah yang masih harus dibayarkan.

3. Payung Hukum

Invoice yang sah dapat berfungsi sebagai bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai harga yang disepakati.

Hal ini membantu melindungi perusahaan dari tuntutan hukum terkait penipuan.

4. Fasilitasi Pajak

Mencatat dan mengatur semua invoice penjualan membantu perusahaan dalam melaporkan pendapatan kepada otoritas pajak.

Invoice juga memastikan bahwa perusahaan telah membayar jumlah pajak yang tepat.

5. Analisis Bisnis

Invoice juga memberikan manfaat dalam hal analisis bisnis. Dengan menganalisis invoice, perusahaan dapat mengumpulkan informasi tentang pola pembelian pelanggan.

Selain itu, analisis invoice dapat mengidentifikasi tren, produk yang populer, waktu pembelian yang paling sibuk, dan lainnya.

Ini dapat membantu perusahaan mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

Dengan penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa invoice adalah dokumen yang sangat penting bagi perusahaan. Semoga informasi ini berguna bagi kamu!

Baca Juga: Apa itu Nota Debit? Berikut ini Pengertian dan Fungsinya dalam Bisnis!

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang
- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan
- Laporan usaha lengkap
- Manajemen Pelanggan (CRM)
- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi

Kamu bisa Coba Gratis selama 30 Hari tanpa syarat, atau jika ingin mendapatkan fitur lengkap gunakanlah Kasir Pintar Pro.