Kehabisan stok hampir selalu masuk ke daftar "mimpi buruk terburuk". Tidak hanya menyebabkan hilangnya penjualan, tetapi kehabisan stok juga mengakibatkan berkurangnya kepuasan pelanggan dan tingkat loyalitas akan menjadi lebih rendah.

Pembeli sering merasa kecewa ketika kamu tidak memiliki apa yang mereka cari, dan hal itu tentunya akan mengecewakan pelanggan.

Ada sejumlah solusi yang dapat digunakan untuk mengatasi kehabisan stok, banyak sekali penyebab kehabisan stok yang dapat dicegah dengan mengambil langkah-langkah yang tepat.

Di bawah ini adalah 5 penyebab umum yang menyebabkan kehabisan stok serta cara mengatasinya.  

Baca Juga : Konsep Marketing Mix 7P, Strategi Pemasaran yang Tepat Untuk Bisnis Kamu

1. Data Tidak Akurat

Sangat mudah untuk mengalami ketidakakuratan saat berurusan dengan inventaris (persediaan). 

Mulai dari varian pengiriman, produk yang salah tempat, pengembalian, hingga barang curian.

pengecer menemukan bahwa persediaan yang mereka miliki di atas kertas (atau di layar) seringkali tidak sesuai dengan yang mereka miliki di toko.

Perbedaan tersebut dapat menyebabkan pedagang keliru berpikir bahwa mereka memiliki barang dalam stok padahal tidak, akhirnya mereka memesan ulang produk atau jumlah yang salah.

Lantas bagaimana kamu bisa mengatasi ini? 

a. Gunakan Sistem Inventaris Modern

Langkah pertama untuk menghindari perbedaan adalah dengan menerapkan sistem inventaris (persediaan) elektronik (idealnya berbasis cloud). 

Melacak produk menggunakan pena dan kertas tidak hanya memakan waktu, tetapi juga dapat menyebabkan kesalahan.

Sebaiknya gunakan sistem point-of-sale atau inventaris yang secara otomatis mengubah tingkat inventaris saat kamu mencatat penjualan dengan menggunakan aplikasi Kasir Pintar.

Jadi kamu tidak perlu khawatir untuk memperbarui database secara manual, karena solusi tersebut juga bermanfaat jika kamu memiliki beberapa lokasi toko karena memungkinkan untuk mengelolanya dari satu tempat.

b. Integrasikan Platform Kamu

Jika kamu menjual melalui beberapa saluran, pastikan untuk menghubungkan semua platform ritel kamu dengan mengintegrasikan sistem POS dengan situs e-niaga kamu.

Melakukannya membantu memastikan bahwa semua katalog kamu sinkron dan tingkat stok juga dapat diperbarui setiap kali kamu melakukan penjualan.

Hal terakhir yang dapat kamu lakukan adalah menjual sesuatu secara online yang tidak tersedia secara fisik di toko atau gudang kamu.

c. Tetap Teratur Dan Waspada

Meskipun solusi yang bagus dapat membuat database kamu tetap tersinkronkan, itu tidak dapat menghalangi pengutil dan juga tidak dapat menghentikan pemasok untuk mengirimkan jumlah yang salah.

Dapatkan akar dari ketidaksesuaian persediaan kamu. Apakah ada masalah dengan vendor? Apakah kamu berurusan dengan pencurian? Apapun masalahnya, temukan alasan mengapa jumlahnya tidak bertambah dan ambil langkah yang diperlukan untuk menghentikannya.

Jika masalah perbedaan vendor, misalnya kamu ingin membuat perubahan dengan cara pengiriman ditangani di tokomu.

Mungkin kamu perlu menjadwal ulang pengiriman untuk memastikan pengiriman tidak terjadi sekaligus, atau mungkin kamu perlu menugaskan seseorang untuk memeriksa kembali slip pengepakan.

Berurusan dengan pencurian? Mungkin sudah waktunya untuk meningkatkan sistem keamanan atau mengatur ulang tokomu untuk memudahkan rekanan mengawasi pembeli.

d. Melakukan Penghitungan Stok Secara Teratur

Kamu tidak dapat memiliki angka yang akurat jika tidak melacak dan memperbaruinya. 

Sementara sistem pencatat persediaan modern dapat melakukan pekerjaan yang baik untuk menjaga tingkat stok tetap terkendali.

Disitulah penghitungan persediaan fisik masuk. Sisihkan waktu untuk menghitung produk kamu dan pastikan bahwa apa yang kamu miliki di atas kertas sesuai dengan apa yang sebenarnya ada di dalam toko.

Pengecer biasanya memiliki dua opsi dalam hal penghitungan stok, penghitungan inventaris penuh, atau penghitungan siklus.

Dengan penghitungan inventaris penuh, kamu harus menyisihkan beberapa jam untuk menghitung setiap item yang ada di toko.

Kamu dapat memilih untuk melakukannya setelah toko kamu tutup untuk hari itu, tetapi jika itu tidak cukup, mungkin harus menghentikan operasi selama sekitar setengah hari atau lebih. (Pastikan untuk memberitahu pelanggan sebelumnya!)

Menghindari kehabisan stok mengharuskan untuk memiliki informasi hampir real-time tentang apa yang kamu miliki (atau tidak miliki). 

Kamu tidak akan dapat melakukannya jika hanya menghitung barang dagangan sekali atau dua kali setahun.

2. Manajemen orang, proses, dan teknologi yang buruk

Kamu dapat memiliki alat yang kuat dan rencana inventaris yang solid, tetapi jika tidak memiliki karyawan yang tepat untuk menerapkannya, kamu mungkin masih akan mengalami masalah kehabisan stok.

Misalnya, kamu mungkin memiliki stok yang cukup di ruang belakang, tetapi jika staf tokomu tidak terus mengisi rak, pelanggan mungkin berasumsi bahwa kamu tidak memiliki barang dagangan yang tersedia. 

Atau, misal sistem persediaan mungkin menawarkan beberapa wawasan hebat, tetapi jika karyawanmu tidak tahu bagaimana menafsirkan data, maka mereka tidak dapat memanfaatkan informasi tersebut dengan baik.

Cegah masalah seperti itu terjadi dengan berinvestasi di tiga bidang berikut ini, yaitu : orang, proses, dan teknologi.

a. Orang

Investasikan dalam pelatihan yang lebih baik untuk staf, pastikan bahwa mereka tidak hanya mengetahui cara kerja sistem, tetapi juga mengetahui data dan wawasan apa yang harus diambil tindakan. 

Jika memungkinkan, mintalah vendor, mitra teknologi, atau konsultan melakukan pelatihan untuk memastikan bahwa mereka mendapatkan pendidikan yang tepat.

Perhatikan bahwa berinvestasi pada staf bukan hanya tentang melatih mereka. Namun kamu juga perlu berinvestasi untuk kesejahteraan mereka. 

Karyawan yang bahagia bekerja lebih keras, lebih termotivasi untuk menghasilkan hasil yang lebih baik, itulah sebabnya pemilik toko harus terus mencari cara untuk memberdayakan mereka.

b. Proses

Rancang alur bisnis yang merinci proses persediaan di tokomu, lalu tetapkan orang untuk mengambil setiap langkah. 

Mulai dari siapa yang bertanggung jawab menerima barang?; Siapa yang seharusnya mengisi kembali rak?; dan Pada titik apa staf harus menyusun ulang produk; serta Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya?

Catat semuanya di atas kertas. Melakukannya akan membantu kamu dan juga staf memahami proses dan menerapkannya dengan benar.

c. Teknologi

Alat penghitung persediaan – Apakah kamu masih menggunakan pena dan kertas untuk menghitung barang dagangan secara fisik? 

Mulai sekarang coba untuk mengalihkannya ke alat yang lebih modern.

Rekomendasi kami? Kasir Pintar, aplikasi kasir (POS) dengan berbagai macam kemudahan untuk para pelaku bisnis, seperti catat transaksi penjualan (unlimited), mengatur stok barang, manajemen pelanggan hingga laporan usaha yang sangat akurat serta efektif dan efisien untuk digunakan.

Analitik di dalam toko – Kamu juga dapat mempertimbangkan alat yang lebih canggih seperti solusi analitik di dalam toko yang memungkinkan untuk mengukur lalu lintas pengunjung.

Selain memungkinkan untuk mengenal pelanggan dengan lebih baik, alat ini juga dapat membantu mengelola tokomu dengan lebih efektif.

Dengan mengetahui kapan jam sibuk toko, kamu dapat mengatur jadwal staf yang sesuai, dan tidak perlu khawatir tidak memiliki cukup orang yang mengisi kembali rak atau membantu pelanggan.

Baca Juga : 6 Tips kontrol stok barang untuk usaha Kamu!

3. Komunikasi atau hubungan yang buruk dengan pemasok Anda

Kegagalan untuk menangani atau berkomunikasi secara efektif dengan pemasok dapat mengakibatkan pesanan yang terlewat atau tertunda, yang kemudian dapat menyebabkan kehabisan stok.

Bagaimana cara menghindari itu semua? Sebagai permulaan, perbaiki komunikasimu dengan pelanggan. 

Dapatkan semua pesanan dan tenggat waktu di atas kertas, lalu pastikan semua orang berada di halaman yang sama. 

Kamu juga harus cepat dan memberi tahu pemasok tentang masalah apapun sedini mungkin.

Misalnya, jika suatu produk terjual lebih cepat dari yang diharapkan, jangan menunggu sampai persediaan rendah sebelum mengambil tindakan. 

Ini juga membantu untuk memanfaatkan platform pemasok yang memfasilitasi komunikasi antara kamu dan vendor. 

Terakhir, pertimbangkan untuk berbagi data dan perkiraan dengan vendor, sehingga kamu berdua dapat menyetujui pemesanan dan jadwal produk.

Sangat penting bagimu untuk berinvestasi dalam alat dan proses peramalan yang diperlukan, sehingga kamu dan pemasok berada di halaman yang sama dalam hal barang dagangan yang akan dibutuhkan.

4. Modal kerja tidak cukup

Beberapa bisnis mengalami kehabisan stok karena kekurangan dana untuk membeli persediaan baru, sehingga kamu dituntut untuk segera menemukan cara untuk meningkatkan arus kas. 

Sekarang, situasi keuangan masing-masing perusahaan berbeda, tetapi berikut adalah beberapa hal yang dapat kamu coba untuk membebaskan sebagian modal kerja:

a. Likuidasi surplus saham

Mengatasi kelebihan stok? Cobalah untuk memindahkan persediaan sesegera mungkin. Tempatkan mereka untuk dijual atau bundel dengan produk berkinerja tinggi untuk mengeluarkannya dari rak. 

Jika itu tidak berhasil, langkah paling terakhir yakni kamu harus menjualnya ke perusahaan likuidasi.

b. Kumpulkan pada faktur yang belum dibayar

Apakah kamu memiliki pelanggan yang berhutang uang? Hubungi dan ingatkan mereka tentang tagihan yang belum dibayar. 

c. Meningkatkan penjualan

Cara lain untuk meningkatkan arus kas? Jual lebih banyak.

Buatlah brainstorming, bagaimana cara untuk meningkatkan penjualan dan pendapatan di tokomu. 

Apakah ini masalah untuk meningkatkan penawaran produk di tokomu? Apakah kamu perlu membuat promosi dengan lebih menarik? serta pikirkan Apa yang dapat kamu lakukan untuk membuat pelanggan lama membeli lebih banyak?

Luangkan waktu untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Kamu pasti akan menemukan ide untuk membantu dalam menghasilkan pendapatan dan meningkatkan arus kas.

Baca Juga : Periksa & Rencanakan Keuanganmu Untuk Masa Depan

5. Kesengsaraan rantai pasokan

Kapasitas pabrik yang terbatas, dan kemacetan pelabuhan, ada sejumlah masalah rantai pasokan yang mengganggu industri ritel.

Semua hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, yang memungkinkan untuk lebih sedikit produk di rak.

Tidak ada cara mudah untuk mengatasi masalah rantai pasokan utama ini, tetapi mungkin ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk meminimalkan kerugian dan penundaan, diantaranya :

a. Sumber regional atau nasional

Dengan terikatnya pabrik dan pelabuhan internasional, mungkin kamu perlu fokus pada pemasok lokal atau nasional.

Evaluasi item di katalog dan lihat apakah kamu dapat memesannya dari vendor di wilayahmu sendiri atau tidak.

Selain itu kamu juga dapat mempertimbangkan untuk membeli produk alternatif. Jika kamu tidak dapat menemukan barang yang sama persis dari pemasok lokal, cobalah untuk menemukan satu yang dapat memberikan alternatif serupa.

b. Berinvestasi dalam pengiriman dan distribusi yang lebih baik

Kamu mungkin juga perlu berinvestasi dalam kemampuan rantai pasokan yang lebih baik. 

Bergantung pada bisnismu, untuk mempekerjakan lebih banyak orang di pusat distribusi dan  memastikan bahwa barang dipindahkan secara efisien dari satu titik ke titik berikutnya.

Bermitra dengan pihak ketiga yang tepat — seperti vendor perangkat lunak rantai pasokan dan juga penyedia armada truk, karena mereka dapat membantumu untuk melacak dan memindahkan barang dagangan, untuk mencegah keterlambatan produk dan kehabisan stok.

Salah satu metode yang mudah dan praktis dalam mencatat penjualan adalah dengan menggunakan Aplikasi POS seperti Kasir Pintar

Kasir Pintar bisa mencatat setiap penjualan dari usahamu dan melakukan beberapa kegiatan seperti :

- Atur stok barang

- Mencatat berbagai macam metode transaksi penjualan

- Laporan usaha lengkap

- Manajemen Pelanggan (CRM)

- Manajemen Karyawan & Cabang Usaha dan masih banyak lagi.

Kamu bisa pelajari fitur-fitur dari Kasir Pintar dengan mengklik link berikut ini, Pelajari Fitur

Kamu juga bisa coba gratis selama 30 Hari dan mendapatkan fitur lengkap dari Kasir Pintar Pro.